VISI en ARVODI: Uitbesteden van diensten voor de best mogelijke waarde

Wat is de ARVODI?

ARVODI staat voor Algemene Rijksvoorwaarden voor Dienstverleningsovereenkomsten. Dit zijn de standaardvoorwaarden die de Nederlandse overheid gebruikt bij het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met externe partijen.

ARVODI bestaat uit een aantal hoofdstukken. Deze hoofdstukken hebben betrekking op verschillende aspecten van de dienstverleningsovereenkomst, zoals onder andere:

• Algemene bepalingen;
• Verplichtingen van de opdrachtnemer;
• Betaling en facturering;
• Intellectuele eigendom;
• Aansprakelijkheid.

De ARVODI-voorwaarden zijn bedoeld om de belangen van de overheid te beschermen bij het uitbesteden van diensten.  Dit moet ervoor zorgen dat de overheid de best mogelijke waarde krijgt voor haar geld. Het gebruik van ARVODI is verplicht voor de meeste overheidsinstanties bij het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten.

Het is goed om te weten dat de ARVODI-voorwaarden kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van een overheidsinstantie. Daardoor kunnen de voorwaarden variëren afhankelijk, van het type dienstverleningsovereenkomst.

Welke organisaties gebruiken de ARVODI?

Verschillende Nederlandse overheidsorganisaties gebruiken de ARVODI-voorwaarden  bij het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met externe partijen. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Rijksoverheid: diverse ministeries en diensten van de Rijksoverheid maken gebruik van ARVODI, waaronder het ministerie van Justitie en Veiligheid, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat.
• Provincies: ook provincies maken gebruik van ARVODI, zoals de provincie Zuid-Holland en de provincie Noord-Holland.
• Gemeenten: diverse gemeenten maken gebruik van ARVODI, waaronder de gemeente Amsterdam, de gemeente Rotterdam en de gemeente Utrecht.
• Zelfstandige bestuursorganen: ook zelfstandige bestuursorganen, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens en het Kadaster, maken gebruik van ARVODI.

Het gebruik van ARVODI is niet verplicht voor alle overheidsorganisaties, maar wel voor de meeste departementen van de Rijksoverheid. Andere organisaties kunnen er vrijwillig voor kiezen om ARVODI-voorwaarden toe te passen bij hun dienstverleningsovereenkomsten met externe partijen.

Wat vinden aannemers van de ARVODI?

Het is lastig om te zeggen wat alle aannemers vinden van de ARVODI-voorwaarden, omdat de meningen hierover kunnen verschillen afhankelijk van de individuele ervaringen en omstandigheden.

Sommige aannemers kunnen de ARVODI-voorwaarden als beperkend en ingewikkeld ervaren, omdat deze voorwaarden vaak zeer gedetailleerd zijn en strenge eisen stellen aan de prestaties van de opdrachtnemer. Ook kunnen de ARVODI-voorwaarden bepaalde risico’s bij de aannemer leggen, zoals bijvoorbeeld aansprakelijkheid voor schade of vertragingen.

Aan de andere kant kunnen aannemers de ARVODI-voorwaarden ook als een belangrijk hulpmiddel zien om de voorwaarden en eisen van een dienstverleningsovereenkomst met de overheid duidelijk en transparant te maken. Ook kunnen deze voorwaarden helpen om een level playing field te creëren tussen verschillende aannemers die eenzelfde opdracht willen uitvoeren voor de overheid.

Kortom, de meningen van aannemers over de ARVODI-voorwaarden kunnen variëren afhankelijk van hun specifieke ervaringen en omstandigheden. Er zijn dus voor en volgens de aannemers zowel voor- als nadelen verbonden aan het gebruik van deze voorwaarden.

Welke alternatieven zijn er voor de ARVODI?

Er zijn verschillende alternatieven beschikbaar voor ARVODI, waaronder:

• DAS: Dynamisch Aankoop Systeem. DAS is een online platform waarop leveranciers zich kunnen registreren en hun producten of diensten kunnen aanbieden aan overheidsinstanties of andere organisaties die het systeem gebruiken.
• DBA: De modelovereenkomst voor zelfstandigen De DBA is een modelovereenkomst die wordt gebruikt om de relatie tussen opdrachtgevers en zelfstandige dienstverleners vast te leggen.
• DNR: De Nieuwe Regeling. DNR is een standaardregeling voor het afsluiten van contracten tussen opdrachtgevers en ontwerpers in de architecten- en bouwsector in Nederland. Het is bedoeld om de relatie tussen opdrachtgevers en ontwerpers te verbeteren en de rechtszekerheid van beide partijen te vergroten.

Het is belangrijk om te bepalen welke algemene voorwaarden het beste bij uw specifieke situatie passen en welke voorwaarden het meest geschikt zijn voor de betreffende opdracht.

Wat voor projecten gebruiken de ARVODI?

Hieronder staan enkele voorbeelden van projecten waarbij de ARVODI is gebruikt:

• Een IT-project waarbij een externe partij software ontwikkelt voor een ministerie.
• Een onderzoek dat wordt uitgevoerd door een universiteit in opdracht van een overheidsinstelling.
• Een architectenbureau dat een ontwerp maakt voor een overheidsgebouw.
• Een adviesbureau dat de overheid helpt bij het ontwikkelen van nieuw beleid.
• Een aannemer die een weg of gebouw bouwt in opdracht van de overheid.
• Een schoonmaakbedrijf dat het kantoor van een overheidsinstantie schoonhoudt.
• Een reclamebureau dat een campagne ontwikkelt om een bepaalde boodschap over te brengen namens de overheid.

Dit zijn slechts enkele voorbeelden van projecten waarbij de ARVODI wordt gebruikt. De ARVODI wordt echter op veel meer gebieden toegepast wanneer de overheid diensten van externe partijen inkoopt.

Welke rol hebben Open Standaarden bij de ARVODI?

Open standaarden spelen een belangrijke rol bij de ARVODI. In de ARVODI is opgenomen dat de opdrachtgever het recht heeft om aan te geven welke open standaarden er gebruikt moeten worden bij de uitvoering van de opdracht. Dit betekent dat de opdrachtnemer verplicht is om bijvoorbeeld software, documenten of gegevens uit te wisselen in een open standaard die is vastgesteld door de opdrachtgever.

Het gebruik van open standaarden heeft verschillende voordelen, waaronder:

• Interoperabiliteit: Doordat open standaarden breed worden ondersteund, kunnen verschillende systemen en softwareprogramma’s met elkaar communiceren zonder dat er speciale koppelingen nodig zijn. Dit zorgt voor meer interoperabiliteit tussen systemen.
• Kostenbesparing: Het gebruik van open standaarden kan kostenbesparend werken omdat er minder specifieke software of systemen nodig zijn.
• Toegankelijkheid: Het gebruik van open standaarden zorgt ervoor dat gegevens en documenten voor iedereen toegankelijk zijn, ongeacht het gebruikte besturingssysteem of softwareprogramma.
• Concurrentie: Open standaarden bevorderen de concurrentie omdat er geen belemmeringen zijn voor nieuwe toetreders op de markt.

Daarom is het belangrijk dat de ARVODI open standaarden stimuleert, omdat dit bijdraagt aan een betere uitwisseling van informatie en een efficiëntere uitvoering van opdrachten.

Wat zijn dan de voordelen van VISI voor projecten met de ARVODI?

VISI is een open standaard die is ontwikkeld om de samenwerking tussen partijen in bouwprojecten te ondersteunen en te verbeteren. Het gebruik van VISI in projecten die vallen onder de ARVODI heeft verschillende voordelen:

• Transparantie: VISI zorgt voor transparantie in de communicatie tussen de verschillende partijen. Dit betekent dat alle communicatie wordt vastgelegd en toegankelijk is voor alle betrokkenen. Hierdoor wordt de kans op misverstanden en conflicten verminderd.
• Efficiëntie: VISI maakt het mogelijk om efficiënter te communiceren en samen te werken. Door het gebruik van gestandaardiseerde berichten en processen kunnen partijen sneller beslissingen nemen en actie ondernemen.
• Kostenbesparing: Het gebruik van VISI kan leiden tot kostenbesparing in projecten. Doordat de communicatie gestandaardiseerd en transparant is, kunnen fouten en vertragingen worden voorkomen. Hierdoor wordt het risico op extra kosten verminderd.
• Risicobeheersing: VISI ondersteunt het beheersen van risico’s in projecten. Doordat de communicatie gestructureerd en transparant is, worden risico’s tijdig gesignaleerd en kunnen maatregelen worden genomen om deze te beperken.
• Schaalbaarheid: VISI kan worden toegepast in projecten van verschillende omvang en complexiteit. Het is een flexibel systeem dat kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van het project en de betrokken partijen.

Hoe ziet het VISI-raamwerk ARVODI eruit van Alfamail VISI?

Rollen, transacties, berichten en berichtvelden. Dat zijn de zogenaamde “bouwstenen” uit de VISI-standaard. Die bouwstenen zijn nodig om tot een VISI-raamwerk te komen, dat aansluit bij de administratieve voorwaarden of de contractvorm van het project. Vanuit de ARVODI hebben wij in ieder geval de volgende rollen en transacties kunnen destilleren:

Rollen:

• Opdrachtgever;
• Opdrachtnemer;
• Derden;
• Begeleidingscommissie;
• Stuurgroep.

Transacties:

• Artikel 4 Beoordeling en acceptatie;
• Artikel 6 Vervanging personen die belast zijn met de uitvoering van de Diensten;
• Artikel 8 Onderaanneming;
• Artikel 9 Voortgangsrapportage;
• Artikel 16 Vergoeding, Meerwerk en Minderwerk;
• Artikel 17 Facturering;
• Artikel 18 Betaling en controle;
• Artikel 20 Dreigende vertraging;
• Artikel 21 Aansprakelijkheid;
• Artikel 22 Ontbinding en opzegging.

Bovenstaande rollen en transacties zijn een één-op-één overname of vertaling vanuit de standaard ARVODI. Heeft uw organisatie of project specifieke behoeften? Dan is het – zoals eerder in dit blog al aangegeven – belangrijk om op te merken dat de ARVODI-voorwaarden kunnen worden aangepast, evenals het VISI-raamwerk. Denk dan aan het toevoegen van een extra rol zoals Inkoper, of een aanvullende transactie voor specifieke dienstverlening.

Starten met VISI voor ARVODI

Hoe dan ook: met dit VISI-raamwerk heeft Alfamail VISI voor ieder project met ARVODI een passende oplossing voor de communicatie.

Meer weten over VISI voor projecten met ARVODI? Bekijk dan onze webpagina over het VISI Template ARVODI. Direct aan de slag? Download dan de rollenkaart.

Meer weten over de ARVODI? Bekijk dan hier de ARVODI 2018 via de “Wettenbank” op de website van Overheid.nl of download hier de ARVODI 2018 (PDF | 13 pagina’s | 359 kB) op de website van de Rijksoverheid.

Tot uw dienst, voor de best mogelijke waarde!