Geïntegreerde contractcommunicatie met UAV en UAV-GC

7 MIN. READ

Thomas Brink | 17 juni 2020 | Nieuwegein

“Wie schrijft die blijft”. Dit spreekwoord betekent van oorsprong dat je boekhouding op orde moet zijn. Een andere opvatting is: wie schrijft, die blijft in beeld. Tweeledig dus en beiden zijn van toepassing op dit blog. Want ik – Thomas Brink, Alfamail VISI Consultant bij TECHNIA – blijf schrijven. De vorige blog was er één met veel afkortingen, over de relatie van VISI met de traditionele contractvormen RAW en UAV. Deze keer zal ik juist veel hoofdletters bezigen (volgens UAV-GC 2005, § 1 Begripsbepalingen)  en ingaan op de relatie tussen VISI met de geïntegreerde contractvorm UAV-GC. De integrale boekhouding (Contractbeheersing, Kwaliteitsborging, Financieel) van uw innovatieve project op orde, met VISI.

Boekhouding klinkt wellicht gedateerd, maar niets is minder waar. In het vorige blog namen de UAV en de RAW ons mee terug naar de 20e eeuw. De huidige UAV-GC dateert van 2005, dus er komt een betere balans tussen verleden, heden en toekomst. Mijn geschiedenisdocent (misschien wel in 2005) op het VWO noemde het vak “Geschiedenis” ook wel “Bestaansverheldering”. Daarom neem ik u mee vanuit de totstandkoming van de “Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen 2005” (UAV-GC 2005).  Via de voordelen en risico’s, naar de uiteindelijke praktische toepassing en inclusief de bijdrage die VISI levert.

Contractvorm voor geïntegreerde bouworganisatievormen

Kennisinstituut en -partner CROW heeft niet alleen aan de wieg gestaan van de RAW en VISI, maar ook de UAV-GC is een publicatie van hun hand. De UAV-GC 2005 is specifiek ontwikkeld als contractvorm voor geïntegreerde bouworganisatievormen, waarvan Design & Construct het meest wordt toegepast. (Decentrale) overheden zoals rijk, provincies, gemeenten en water- en zuiveringsschappen maken bij geïntegreerde bouworganisatievormen daarom vrijwel altijd gebruik van de contractvorm UAV-GC 2005.

Taken en verantwoordelijkheden vs. deskundigheid en regie

Kort gezegd krijgt de Opdrachtnemer bij geïntegreerde bouworganisatievormen meer taken en verantwoordelijkheden. Bij traditionele bouworganisatievormen stelt de Opdrachtgever zich als de deskundige partij op en neemt de regie van begin tot eind.

Van Programma van Eisen tot uitvoeringsontwerp

De Opdrachtgever stelt bij traditionele contracten het uitvoeringsontwerp (bijvoorbeeld een RAW-bestek) op, terwijl bij geïntegreerde contracten kan worden gekozen voor een drietal varianten:

  • Opdrachtgever stelt een Programma van Eisen op met functionele specificaties;
  • Opdrachtgever stelt een Programma van Eisen op met functionele specificaties, aangevuld met een Voorlopig Ontwerp;
  • Opdrachtgever stelt een Programma van Eisen op met functionele specificaties, aangevuld met een Voorlopig Ontwerp en zelfs met een Definitief Ontwerp.

Het grote verschil tussen beide contractvormen en de mogelijke varianten is dus de verschuiving van de verantwoordelijkheid voor het ontwerp. Deze verschuiving van ontwerpbeslissingen van Opdrachtgever naar Opdrachtnemer kent dus verschillende gradaties, waarbij het geïntegreerde contract op basis van de UAV-GC 2005 het ene uiterste is en het traditionele contract op basis van de UAV het andere uiterste. Waar deze verschillende contractvormen en varianten de Opdrachtgever nu dus ruimte en vrijheid geeft tot het kiezen van een passende contractvorm, is deze mogelijkheid er niet altijd geweest.

Nieuwe vorm van samenwerken

Mede door invloed van ontwikkelingen zoals de wens om ontwerp- en uitvoeringsactiviteiten integraal uit te voeren en de meer regisserende en terugtredende overheid, is men in de grond-, weg- en waterbouw (GWW) op zoek gegaan naar nieuwe vormen van samenwerking. Binnen de CROW is daarom vervolgens een werkgroep opgericht die kaders en uitgangspunten hebben opgesteld voor de ontwikkeling van niet traditionele contractvormen, ook wel de geïntegreerde contractvormen genoemd.

Model Basisovereenkomst en UAV-GC

Voor het geïntegreerde samenwerkingsconcept is een eerste kader opgesteld. Deze bestaat uit een Model Basisovereenkomst (MBO) en de bijbehorende administratief juridische voorwaarden (UAV-GC 2000). Na een implementatie- en proefperiode zijn de sector-brede praktijkervaringen geïnventariseerd en geëvalueerd. Sector-breed betekent dat rekening is gehouden met:

  • Kleine én grote projecten;
  • Eenvoudige én complexe projecten;
  • Projecten in de infrastructuur (spoor- en wegenbouw), waterbouw, natuurontwikkeling, woning- en utiliteitsbouw, installatie- en ICT-sector.

Uiteindelijk hebben een uitbreiding van de toelichting en enkele juridische optimalisaties geleid tot de totstandkoming van de UAV-GC 2005.

Innovatieve aanbestedingen en oplossingen

De toepassing van de UAV-GC 2005 biedt ruimte voor innovatieve oplossingen en geeft daarmee invulling aan het overheidsbeleid ten aanzien van innovatief aanbesteden. De afstemming van de aanbestedingsprocedure op dit geïntegreerde contractmodel is een belangrijk aandachtspunt.

Optimale risicoverdeling

Een ander belangrijk aandachtspunt van de UAV-GC 2005 is de mogelijkheid om te komen tot een optimale risicoverdeling (lees “betere risicoverdeling dan in een traditioneel contract op basis van de UAV”) tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit geldt niet alleen voor de vergunningen, maar ook voor de risico’s voortvloeiend uit ontwerpmethoden en uitvoeringstechnieken. Het leggen van risico’s bij de partij die deze het best in staat is te dragen, beperken of beheersen is het uitgangspunt. Nog beter is het om risico’s te beperken of minimaliseren. Zo zorgt de Open Standaard VISI ervoor dat risico’s op miscommunicatie bij projecten worden gemitigeerd door op een vaste manier te communiceren.

Toetsen en accepteren

Daarnaast kan de Opdrachtgever bij een contract op basis van de UAV-GC 2005 bepalen in welke mate zij betrokken blijft bij het werk. Traditionele termen als directievoering en toezicht waarbij de producten van de aannemer worden gekeurd maken plaats voor het toetsen en accepteren. Het toetsen (§ 20 en § 21 van de UAV-GC 2005) is een activiteit die de Opdrachtgever voor zichzelf verricht om vast te stellen of de Opdrachtnemer zijn verplichtingen nakomt. Bij de Acceptatieprocedure (§ 22 en § 22 van de UAV-GC 2005) is er sprake van een stoppunt, die resulteert tot een “go”- of “no-go”-beslissing van de Opdrachtgever waardoor de Opdrachtnemer de werkzaamheden dient te hervatten.

Gestructureerde werkwijze met VISI

Doordat de UAV-GC 2005 dus significant andere termen en processen voorschrijft dan de UAV, is het cruciaal om daar rekening mee te houden in de projectcommunicatie. Om dit te bewerkstelligen, dienen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer de schriftelijke communicatie via VISI te laten verlopen voor een gestructureerde werkwijze.

VISI als praktische leidraad

Om de GWW gestructureerd te laten werken via VISI op basis van de UAV-GC 2005, heeft TECHNIA een standaard VISI-raamwerk UAV-GC 2005 ontwikkeld. De ervaring leert dat het VISI-raamwerk UAV meestal iets minder complex is dan het VISI-raamwerk UAV-GC. Daardoor was het advies om een VISI-raamwerk UAV-GC niet complex te maken, maar juist werkbaar te houden. Daar is TECHNIA in geslaagd, mede dankzij de gebruiksvriendelijke VISI-software Alfamail VISI. Alfamail VISI is inmiddels voor vele projecten en organisaties de praktische leidraad voor het toepassen van de processen en termen uit de UAV-GC 2005, zoals:

  • Wijziging opgedragen door Opdrachtgever (§ 14);
  • Wijziging op initiatief Opdrachtnemer (§ 15);
  • Prijsaanbiedingen wijziging (§ 45).
  • Toetsing van ontwerp en uitvoeringswerkzaamheden (§ 20, § 21);
  • Acceptatieprocedure (§23, § 24);
  • Oplevering (§ 24);
  • Deeloplevering (§ 24);
  • Afhandeling termijnstaat (§ 33.2);
  • Afgifte prestatieverklaring (§33.4);

De Alfamail consultants van TECHNIA zijn gespecialiseerd in het maken van zogenaamde VISI-raamwerken volgens o.a. de UAV-GC 2005.

VISI-Communicatie in basisovereenkomst en UAV-GC

De Opdrachtgever moet VISI-communicatie in een UAV-GC contract voorschrijven door in de Basisovereenkomst artikel 19 op te nemen. In een Annex (XII), die wordt toegevoegd aan de Vraagspecificatie, kan de vereiste communicatie en informatie-uitwisseling worden gespecificeerd.

De Alfamail consultants van TECHNIA beschikken over de ervaring en kennis om met en voor u een passende tekstsuggestie tot stand te brengen. Kennismaken met de VISI-software van Alfamail? Of benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie of project? Via Microsoft Teams kunnen wij uw vragen beantwoorden in een eerste kennismaking.

Maak kennis met onze software

Vraag online een demo aan.

Opzoek naar VISI software? Maarten helpt u graag!