Bouwteam en VISI – concrete samenwerking voor alle rollen

Ruzie? Maak het goed met bouwteam

“Als twee honden vechten om een been loopt de derde ermee heen”. De vergelijking tussen contracten en honden gaat voor zover ik weet mank, maar het gevecht, de vechtersbazen en de gelukkige derde bieden een treffender podium voor een Bouwteam metafoor. In veel projecten in de GWW zijn de opdrachtgevers namelijk in gevecht geraakt met hun aannemer. Waar de opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar juist tot een hand en voet zouden moeten zijn, is de praktijk dat men er vaak met gestrekt been ingaat.

MMW’s en VtW’s bij andere contractvormen

Bij de traditionele contracten – zoals RAW – blijkt dit bijvoorbeeld uit de afhandeling en hoeveelheid van bestekswijzigingen en meerwerken, terwijl dit bij de geïntegreerde contracten geldt voor de Voorstellen tot Wijziging (VTW’s).

Verwachtingen expliciet maken

Veel opdrachtgevers zijn dit gedoe met aannemers zat. In plaats van “gedoe” met elkaar, zou men juist op zoek moeten gaan naar het “goede” voor elkaar. Het recept voor een goed huwelijk? Opdrachtgevers willen graag:

• een meedenkende pro-actieve aannemer;
• zelf de ontwerpbeslissingen kunnen nemen.

Trouw beloven

Het doel van het bouwteam is om niet gescheiden, maar juist gezamenlijk tot een uitvoeringsgericht ontwerp te komen. In het samenwerkingsmodel van bouwteam neemt de aannemer als adviseur deel aan de ontwerpwerkzaamheden. Naast het inbrengen van kennis tijdens het ontwerpproces, mag deze aannemer na het ontwerpproces als eerste en vooralsnog enige een aanbieding doen voor de uitvoering.

Tot de prijs scheiding maakt

Bekeken door een roze bril? Toch niet, want meestal wordt een afstandsverklaring ondertekend, waarin geregeld wordt dat de aannemer aan zijn positie in het bouwteam niet het recht kan ontlenen dat hij het project ook daadwerkelijk kan gaan bouwen. De mogelijkheid bestaat immers dat beide partijen niet tot overeenstemming kunnen komen over de uiteindelijke prijs.

Mooie momenten

Bouwteam biedt dus als het ware “huwelijkse voorwaarden”, met mooie resultaten aan de horizon:

• een verrassend geoptimaliseerde ontwerpen;
• niet of nauwelijks discussies over contractwijzigingen of meerwerk in de uitvoering;
• een eerlijke prijs voor een eerlijk werk.

Project-specifiek maatwerk met VISI

Over bouwen gesproken. De bouwstenen uit de VISI-standaard bieden dusdanig veel kansen en mogelijkheden, dat er ook een maatwerk VISI-raamwerk gemaakt kan worden voor de ontwerpfase. De bouwstenen zijn als volgt:

• Rollen;
• Transacties;
• Berichten;
• Meta-data.

Met die bouwstenen heeft Alfamail al vele GWW-templates tot stand gebracht, zoals de VISI-raamwerken voor de contractvormen UAV, RAW en UAV-GC.

Uiteraard is het voor projecten met andere uitgangspunten mogelijk om tot een maatwerk oplossing te komen. Voor de ontwerpfase van bouwteam kan bijvoorbeeld het RASCI-model als basis worden gebruikt.

RASCI

Het RASCI-model voor procesverbetering bestaat uit een matrix die de rollen en verantwoordelijkheden weergeeft van alle personen die betrokken bij een project, proces of werkzaamheden. De namen van de betrokkenen of de functionele rollen staan langs de verticale as van de RASCI-matrix. Daarachter staan de activiteiten, betrokken processen of op te leveren resultaten. Per onderdeel is aangegeven welke rol iemand heeft. Doordat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, ontstaat duidelijkheid, wat de voortgang van het project enorm bevordert.

De rollen binnen de RASCI-matrix zijn als volgt:

• Responsible: verantwoordelijk voor de uitvoering van een proces of activiteit. Deze persoon legt verantwoording af aan de persoon die accountable is.
• Accountable: de eindverantwoordelijke die ook goedkeuring moet geven aan het resultaat.
• Support: de persoon die ondersteuning verleent aan het proces of project en de werkzaamheden uitvoert.
• Consulted: de persoon die moet worden geraadpleegd, goedkeuring verleent of input levert aan de ‘responsible’ persoon, voorafgaand aan een stap in het proces.
• Informed: degene die geïnformeerd wordt over de beslissingen, de voortgang en de bereikte resultaten, zodat er een volgende stap kan worden gezet.

Realiseer met RAW

De bouwteamfase vraagt dus om concrete en specifieke vastlegging van de rollen, taken en verantwoordelijkheden. Na de bouwteamfase wordt de realisatie of uitvoering vaak omschreven met een traditioneel RAW-bestek. Het merendeel van alle Nederlandse bestekken draagt namelijk het RAW-keurmerk. Daarmee geldt de RAW als het belangrijkste standaardbestek in de Nederlandse GWW. Onder meer provincies, gemeenten en waterschappen maken relatief meer gebruik van de RAW dan van de UAV-GC.

Wel is het in de realisatie of uitvoering mogelijk en eventueel ook aan te bevelen om de UAV 2012 aan te passen in het licht van het bouwteam.

Standaardiseer met VISI – Out-of-the-box

Eerder in dit blog is juist te lezen dat bouwteam geen one size fits all oplossing is. Toch biedt vooral de toepassing van RAW in de uitvoering ruimte voor standaardisatie. Daarnaast is het erg herkenbaar voor bijvoorbeeld directievoerders, projectleiders en toezichthouders. Dat maakt dat VISI op z’n minst ingezet kan worden vanaf de uitvoeringsfase. Opnemen en voorschrijven van het gebruik van VISI met artikelnummer 01.23.01 in Deel 3 van het RAW-bestek is vanuit het samenwerkingsverband van bouwteam een gezamenlijk gedragen oplossing.

Minimaal maatwerk – Of the shelf

Wanneer de UAV 2012 toch aangepast dient te worden aan het bouwteamverband, leent het VISI-raamwerk UAV 2012 van Alfamail zich er prima voor het gewenste maatwerk, bijvoorbeeld voor het project-specifiek concretiseren van taken en rollen: niet alleen in de bouwteamfase, maar ook in de realisatiefase.

Alfamail VISI-software

De VISI-software Alfamail is het digitale hulpmiddel om zaken als RASCI en RAW niet alleen voor te schrijven, maar ook toe te passen. De VISI-raamwerken van Alfamail zorgen voor duidelijkheid en helderheid in communicatielijnen, taken en verantwoordelijkheden: vooraf en achteraf. Beperk zo discussies tot de inhoud, voorkom onaangename verrassingen en concretiseer de samenwerking op uw project:

• Build trust;
• Go explore;
• Keep learning;
• Work together.