Een open standaard
Een open standaard is niet zichtbaar, u merkt het pas als ze er niet zijn. Terwijl ik dit artikel schrijf in mijn thuiskantoor in Rotterdam, vertrouw ik op de tijd en energie die is besteed aan open standaarden als TCP/ IP, SMTP, HTTP, PDF, XML en vele anderen. Evenals ik vertrouw op software, die compatible is met deze standaarden. De combinatie van deze normen en technologieën redt op dit moment letterlijk levens, aangezien velen van ons in staat zijn om vanuit thuis te werken en hiermee “de curve afvlakken”. Ook voor projectcommunicatie is een open standaard: VISI.
Wat is VISI?
De sector Grond-, Weg- en Waterbouw kenmerkt zich door wisselende samenwerkingsverbanden tussen verschillende organisaties. Aan- en uitbesteding is niet weg te denken. Van de planvorming tot het uiteindelijke gebruik en beheer vormen zich steeds nieuwe samenwerkingsvormen. Sommige organisaties blijven lang bij het project betrokken. Anderen komen en gaan. Goede communicatie tussen deze betrokkenen is van doorslaggevend belang voor het eindresultaat. Het snel goedkeuren van wijzigingen door de verantwoordelijke persoon of het tijdig beschikbaar stellen van de laatste, geaccordeerde versie van een tekening heeft grote invloed op de kwaliteit, planning en kosten van een project. Helderheid met betrekking tot verantwoordelijkheden en taken (transparantie en toetsbaar handelen) is noodzakelijk. Betere samenwerking en duurzamere uitbesteding dragen zodoende bij aan meerwaarde voor de gehele keten.
VISI staat voor Voorwaarden scheppen voor Invoeren van Standaardisatie ICT. Eenvoudig gezegd komt het erop neer dat VISI tot doel heeft eenduidige afspraken te maken over de (digitale) communicatie op raakvlakken tussen rollen in projecten. Deze afspraken moeten ertoe leiden dat partijen elkaar blindelings kunnen vinden. VISI is de open standaard voor het definiëren van formele communicatie en processen tussen (contract)partijen die samenwerken in een project. VISI neemt daarbij het perspectief van de projectmanager in. Het kijkt vooral naar de informatieoverdracht op de raakvlakken en biedt de afspraken aan als sjablonen die aangepast kunnen worden aan de project specifieke situatie. Afspraken conform de VISI standaard zijn een voorwaarde om te komen tot digitale informatieoverdracht.
Bekijk hier onze webinar over de belangrijkse aspecten binnen VISI > YouTube (30 min)
De geschiedenis van VISI
Op technologische gebied hebben we in Nederland grootste dingen gedaan in de civiele techniek. Haarlemmermeerpolder. Deltawerken. Afsluitdijk. Tweede Maasvlakte. Vakinhoudelijk was en is Nederland wereldtop. Waar is nog verbetering mogelijk? 10% tot 15% van de faalkosten in een project hebben een oorzaak in communicatiefouten.
In 1998 kwam een aantal organisaties uit de sector Grond-, Weg en Waterbouw (GWW) op het idee om afspraken te maken over communicatie en informatieoverdracht in projecten. Deze afspraken moeten ervoor zorgen dat organisaties op een snelle en flexibele manier kunnen samenwerken en communiceren. Overheden, ingenieursbureaus, aannemers, brancheorganisaties, kennisinstituten en IT-organisaties hebben sinds die tijd gezamenlijk intensief gewerkt aan de ontwikkeling van wat in de sector GWW bekend is geworden als open standaard “VISI”.
Het idee van VISI is geïnspireerd door de DEMO-methodiek van professor Jan Dietz. Design & Engineering Methodology for Organisations (DEMO) is een methodologie voor het analyseren en beschrijven van bedrijfsinformatie en -processen. Centraal concept van DEMO is de “communicatieve actie”. Communicatie wordt als essentieel beschouwd voor het functioneren van een organisatie. Met de wisselende samenwerkingen in de GWW-sector is projectcommunicatie tussen opdrachtgevende en opdrachtnemende organisaties een essentieel onderdeel van het primaire proces. Daarom VISI als open standaard voor communicatie en informatieoverdracht in projecten.
Het hele traject van idee naar open standaard verliep met vallen en opstaan. Bij het verifiëren van het idee in de praktijk is de open standaard verder gemodelleerd door TNO. Aanvankelijk leek de GWW-sector sceptisch over een standaard als VISI en gaf men de voorkeur aan het oude vertrouwde. Ondanks deze weerstand wisten enkele enthousiastelingen draagvlak op te bouwen en zo een keerpunt in de sector te markeren. Vijf jaar na de eerste ideeën was de markt klaar voor een echte toepassing.
Het project Herinrichting Noord- en Bergsingel toonde als eerste aan dat het idee “VISI” ook in de praktijk werkt. Hiervoor gebruikte het project software, die voldeed aan de VISI standaard en hiervoor gecertificeerd was door CROW. Het is dan 2003, en de jaren erna volgenden direct meer projecten bij Gemeente Rotterdam. Maar ook andere organisaties zoals Provincie Gelderland, Rijkswaterstaat en Gemeente Utrecht pionierden in deze beginjaren met een eerste project. Nadat de eerste losse projecten de meerwaarde van VISI in de praktijk bewezen had, volgde rond 2009 voor de pioniers de volgende fase. Het werken op basis van VISI werd algemeen geadopteerd door deze organisaties. In alle uitvoeringsprojecten stond open standaard VISI voorgeschreven in het bestek.
CROW en het BIM-loket
Voor een open standaard draagt professioneel beheer bij aan het draagvlak. Dat geldt ook voor VISI, waar het beheer jarenlang bij CROW was ondergebracht. Het College Standaardisatie erkende op 15 juni 2012 VISI als open standaard en besloot VISI op de ‘pas toe of leg uit’ lijst te plaatsen. Dat wil zeggen dat (semi-) overheidsorganisaties die actief zijn in het toepassingsgebied van de standaard, verplicht zijn om bij aanschaf of (ver)bouw van ICT-systemen of -diensten de VISI standaard te eisen (pas toe). Organisaties die hier vanaf wijken mogen dat alleen met zwaarwegende argumenten en moeten via hun jaarverslag gemotiveerd verantwoording afleggen (leg uit).
Sinds enkele jaren is het beheer van een samenhangende reeks open standaarden – waaronder VISI – formeel samengebracht in de stichting BIM Loket, waarbij CROW nog zeer nauw betrokken is bij de uitvoering. Gekozen is voor een overlegstructuur waarin alle stakeholders een stem hebben. Want een standaard is eigenlijk nooit helemaal af en moet met zijn tijd meegroeien.
Meer dan tien jaar na de eerste uitvoeringsprojecten hebben meer dan honderd organisaties VISI al met succes toegepast in duizenden projecten. Organisaties gebruiken gecertificeerde VISI- met een grotere diversiteit aan toepassingen – van voorbereidingsfase tot beheer & onderhoud. Hiermee is een einde gekomen aan veel verwarring, discussies achteraf en onnodige faalkosten. VISI heeft zijn weg gevonden naar projecten in de GWW.
Termen om te onthouden
Een lijst van enkele van de belangrijkste termen die bij dit onderwerp horen.
Project specifiek bericht
In tegenstelling tot de naamgeving is dit geen bericht maar een bestand met de projectgegevens. In het bestand staan projectnummer en -naam, maar ook alle projectmedewerkers (nummer, naam, emailadres), en organisaties (nummer, naam, SOAP server). Welke rol een medewerker in het project vervult, ligt ook vast in dit bestand. Dit is mogelijk omdat het bestand ook een verwijzing heeft naar het VISI-raamwerk, waarin de rollen gedefinieerd staan.
VISI-raamwerk
Voor een project zijn communicatieafspraken vastgelegd in een structuur die het VISI-raamwerk wordt genoemd. De afspraken, begrippen en termen in het raamwerk zijn een vertaling van het contract naar de bouwstenen van de VISI standaard. Raamwerken voor de in Nederland meest gangbare contracten zijn voorhanden. Lees verder hoe deze raamwerken eruitzien in onze verdiepingsartikelen:
Ook voor hen die niet direct inhoudelijk en/of praktisch bij projecten betrokken zijn, is het zinvol om kennis te nemen van het VISI-raamwerk. In het raamwerk ligt vast welke type rollen, transacties, berichten en bijlagen er mogelijk zijn in het project. Ook is gedefinieerd welke type rol met welk type rol kan communiceren, hoe dit verloopt en welke berichten uitgewisseld mogen worden.
Rol
In VISI zijn verantwoordelijkheden en taken niet toegekend aan een organisatie, persoon of functie maar aan een rol. Dit is gedaan omdat in projecten steeds dezelfde rollen voorkomen maar organisaties niet altijd dezelfde verantwoordelijkheden en taken hebben. Het samenwerkingsconcept of de contractvorm heeft geen invloed op het bestaan van rollen, maar wel op de toekenning van rollen aan personen. Ook wel de rolverdeling. Personen kunnen bijvoorbeeld een adviserende rol, toetsende rol en/ of accorderende rol vervullen.
Transactie & Transactieschema
Wanneer twee rollen met elkaar overeenkomen dat er werk gedaan moet worden of dat er iets moet gebeuren, is er sprake van een bindende afspraak oftewel een type (informatie)transactie. Elke type transactie kent een initiator (de rol die de transactie opstart) en een executor (de rol die de transactie uitvoert). Ook kan elke type transactie binnen een project meerdere malen worden opgestart.
Per type transactie zijn alle type berichten inclusief de logische volgorde gedefinieerd die tussen de initiator en executor worden verstuurd. Dat heet een transactieschema.
Bericht
Een type bericht is een vooraf gedefinieerd formulier, die gebruikt wordt om informatie uit te wisselen in een transactie. Informatie, die niet in het formulier past, kan bijgevoegd worden als bijlage.
SOAP Server
De berichten worden niet verstuurd van emailadres naar emailadres, maar van SOAP server naar SOAP Server. Gecertificeerde software zorgt voor deze verzending en ontvangst. In het project specifiek bericht moet per organisatie het adres van de SOAP server gedefinieerd staan.
De voordelen van VISI
Leuk zo’n lange geschiedenis en logische bouwstenen, maar wat levert VISI in praktijk nu op? Een wetenschappelijk onderzoek is er nog nooit naar gedaan. Dus val ik terug op de organisaties, die de open standaard hebben omarmd. In het algemeen leidt toepassing van VISI tot de volgende voordelen:
- Snellere opzet van samenwerking en inrichting van de benodigde communicatiestructuur
- Beter inzicht in (relaties tussen) verantwoordelijkheden
- Minder kans op miscommunicatie, bouwfouten en dubbel werk
- Betere afstemming van activiteiten tussen projectpartners
Lees meer over de voordelen van VISI in de casestudies van Provincie Drenthe en Gemeente Amsterdam.
“De juiste informatie in de juiste vorm op het juiste moment bij de juiste projectpartner”
Conclusie
Na lezing van bovenstaande eerst introductie is duidelijk dat over VISI wel een boek geschreven kan worden. En ieder jaar komt er een hoofdstuk bij in dit figuurlijke VISI boek. Recentelijk nog een hoofdstuk over de toepassing van VISI bij een windmolenpark. Daarom verwijs ik tenslotte naar onze webinar serie, waarin we de fundamentals van VISI in meer details uitdiepen. Inschrijven kan via onderstaande banner.
Account Aanvragen
Project Aanmelden
Offerte Aanvragen
