Van een bureau vol papierwerk naar een gestandaardiseerd proces

4 MIN. READ

Ziggy Itjoejaree | 2 april 2020 | Nieuwegein

Met steeds grotere projecten in uw team en projecten die steeds langer duren, wordt het werk dat u uitvoert steeds een stuk complexer. Binnen projecten wordt er steeds meer geschakeld tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer, steeds meer documenten moeten langs de juiste personen gestuurd worden en steeds meer taken moeten verantwoord worden. Om ervoor te zorgen dat informatie op één plek blijft en dat u precies weet wie wanneer aan zet is, biedt VISI een uitstekende uitkomst. Ik heb het al eerder gehad over wat VISI is en hoe dit projectcommunicatie optimaliseert, vandaag wil ik u graag meenemen in deze implementatie van begin tot eind.

De eerste stap begint bij de contractvorm

Binnen uw project maakt u verschillende afspraken met de opdrachtnemer. Tijdens het project worden de taken bepaald die bij afronding opgeleverd moeten worden. Denk aan beoordelingsdocumenten die goedgekeurd moeten worden of aan termijnstaten. In mijn eerdere blog heb ik al beschreven hoe VISI ervoor zorgt dat u in één dossier al uw projectinformatie en uitgaven terug kan vinden.

De afspraken die u maakt met de opdrachtnemer worden opgesteld in een contract. Veelgebruikte contract vormen in de infrasector zijn de UAV en UAVgc. Maar ook andere contractvormen of programma van eisen kunnen worden meegenomen. Deze vormen de basis voor de afspraken en taken die worden uitgevoerd in uw project.

De vertaling van contract naar VISI-raamwerk

Een project in VISI begint bij uw contractvorm. Voordat uw VISI-omgeving volledig operationele is zal gezamelijk worden gekeken naar de contractvorm. Hoe ziet deze eruit en hoe wilt u dit proces in VISI terugzien? Wij hebben ervaring met meerdere contractvormen en hier allerlei templates voor. Deze templates kunnen wij gemakkelijk en snel inzetten voor uw project. Wij denken met u mee over hoe deze standaard kan bijdragen aan uw project. Ook bekijken we of er aanpassingen nodig zijn op basis van het project. Hierdoor is de instapdrempel laag en gemakkelijk.

Al uw informatie op één plek

Ik ben dit blogbericht begonnen met de titel “Van een bureau vol met papierwerk naar een gestandaardiseerd proces”. U zult uzelf niet letterlijk herkennen in een bureau vol met papierwerk. Maar herkent misschien wel documenten, termijnen of andere belangrijke projectinformatie in Excel-lijstjes en verschillende mapjes in de mail of op uw computer. VISI zorgt ervoor dat deze mapjes niet meer nodig zijn en dat u al uw informatie terug kan vinden in één online dossier. Hier hebben alle projectleden toegang toe.

Met al deze informatie op één plek, kunt u gemakkelijk terug vinden wat gecommuniceerd is en hoe uw project ervoor staat. Met één druk op de knop kunt u eenvoudig actuele project specifieke rapportages ophalen. In deze rapportages vindt u de status van elke opdracht, het bestede budget en het aantal openstaande te beoordelen documenten terug.

Tot slot

VISI geeft antwoord op al uw vragen die u tijdens uw project heeft. Hoe staat het ervoor met uw project en welke taken liggen bij wie open? Met VISI maakt u het communicatieproces gemakkelijker en bouwt u een digitaal dossier op. Dat allemaal op basis van het overeengekomen contract tussen de betrokken partijen. Samen met u wordt VISI ingericht zodat uw project van begin tot eind een geslaagd project wordt.

Heeft u vragen over dit blog of wilt u graag aan de slag met VISI en Alfamail? Neem dan contact op met een van onze consultants via onze contactpagina.