Eenvoudig projectbeheer met VISI-software

6 MIN. READ

Ziggy Itjoejaree | 23 Januari 2020 | Nieuwegein 

Misschien heeft u het al regelmatig voorbij horen komen op de werkvloer, in uw netwerk of misschien maakt u zelf al gebruik van VISI in uw projecten. VISI kan gebruikt worden als hulpmiddel tijdens het structureren, bewaken en bewaren van communicatieafspraken binnen uw project(en). Toch kan het nog voorkomen dat u enkele vragen heeft over het gebruik van VISI en hoe dit uw project nou echt gemakkelijker kan maken.

Als we even teruggaan naar het ontstaan van VISI, dan gaan we ruim 20 jaar terug. Voor 1998 misten enorm veel projectleden de duidelijke communicatie binnen hun projecten, wat uiteindelijk extra tijd kostte voor het project en financiële gevolgen had. Vanaf dat moment besloten organisaties om samen te werken aan een standaard communicatiesystematiek binnen bouwprojecten. Hieruit ontstond het afsprakenstelsel “Voorwaarden scheppen voor de Invoering van Standaardisatie ICT in de bouw”, ook wel bekend als VISI.

Deze VISI-systematiek is als open standaard op de markt gezet, waar de standaard in de jaren door steeds beter en slimmer is geworden. Samen met de juiste software-oplossing maakt VISI het communicatieproces binnen projecten een stuk makkelijker. Sinds 2012 zijn (semi-)overheidsinstanties, welke betrokken zijn bij bouw- en infraprojecten, zelfs verplicht gebruik te maken van VISI-software.

Wat levert het op?

U heeft het vast wel een keer meegemaakt of misschien wel gehoord in uw netwerk; in het project moet een beslissing genomen worden, maar het is niet precies duidelijk wat er allemaal tot nu toe in het project is uitgevoerd. Vele contractuele afspraken zijn gedeeld in een mailtje met de collega die net met verlof is of u heeft documenten die misschien niet meer recent zijn. Een beslissing nemen is dus niet zomaar gebeurd, maar kan uiteindelijk ook veel extra tijd en geld kosten. Zonde!

Dit is natuurlijk een voorbeeld van een uiterste binnen een project, maar ook kleine communicatieafspraken kunnen met VISI veel beter in kaart gebracht worden. Met VISI werkt u als opdrachtgever of opdrachtnemer samen in een digitale omgeving, waar u alle contractafspraken in kwijt kunt. Een digitaal dossier, waar alleen u en andere projectleden bij kunnen. U weet precies wanneer, wie, wat, aan wie aanlevert. Processen worden zo helder en gemakkelijk. Doordat uw project een compleet dossier zal vormen in VISI kunt u altijd terugzoeken naar eerdere berichten en weet u hoe het er binnen uw project aan toe gaat. Met rapportages kunt u over het gehele project eenvoudig een overzicht krijgen over openstaande acties, hoe het project er financieel voor staat en duikt u gemakkelijk in eventuele bestanden.

Kan ik zo overstappen naar VISI?

Ik hoor u al denken; “een overstap naar een software-oplossing kost alleen maar tijd en geld.” Ik kan u vertellen dat die overstap zo is gemaakt. Toen ik begon met werken als VISI Consultant had ik heel veel vragen over VISI en de software. Uit ervaring weet ik dat het voor organisaties een grote stap is om over te stappen naar een software-oplossing. Software kan uitstekend werken, maar moet wel eerst goed ingericht zijn. Bij een bouwproject log je namelijk niet elke dag in op je computer en is eenvoud erg belangrijk. Ik heb gemerkt dat VISI juist alleen gebruikt wordt wanneer dat nodig is en dat het een toevoeging is op je huidige werkzaamheden. Met als doel het structureren, bewaken en bewaren van contractuele afspraken. Uiteindelijk levert VISI u alleen maar meer op en u en uw collega’s zijn er sneller aan gewend dan u denkt. Alfamail heeft jarenlange ervaring met het implementeren en gebruiken van VISI, en begeleidt u en uw team (waar nodig) met persoonlijk contact door het project.

Standaardiseren, maar toch gericht op uw organisatie

Wij hebben genoeg standaarden klaarliggen die wij zo kunnen inrichten passend voor uw project, zoals UAV of UAVgc contractvormen. Maar niet elke organisatie is hetzelfde. Daarom kijken wij altijd welke standaard we kunnen gebruiken voor uw organisatie, waarbij het luisteren naar uw wensen en behoeften voorop staat. Het begrijpen van uw wensen en behoeften is namelijk van groot belang om uw project goed in te richten in VISI. Uw processen moeten namelijk wel zo ingericht zijn dat u en uw projectleden de juiste informatie kunnen uitwisselen met elkaar.

Dat is de eenvoud van VISI. Vanaf het opzetten van VISI in uw organisatie tot de evaluatie na uw project, met VISI is dat a piece of cake. En dat kost allemaal niet eens zo veel tijd en geld.

Conclusie

Kortom: VISI is al jarenlang een begrip in de bouwsector. U maakt er zelf al gebruik van of u heeft het vast wel een keer ergens tussen neus en lippen door iemand horen zeggen. Doordat VISI een open standaard is, blijft deze standaard zich door ontwikkelen, ook de komende jaren zien we mooie trends aankomen waar VISI een toegevoegde waarde kan zijn.

VISI zorgt ervoor dat communicatieafspraken binnen projecten veel makkelijker terug te vinden zijn, namelijk in een online dossier waar alleen u en uw projectleden bij kunnen. Met dit dossier krijgt u inzicht in verschillende rapportages, weet u precies wie waar verantwoordelijk voor is en kunnen projectleden alle contractafspraken uitwisselen met diegene die daar verantwoordelijk voor is. VISI is een hulpmiddel welke contractafspraken in de praktijk brengt. Starten met VISI is nog eens eenvoudig ook, want doordat er standaard raamwerken beschikbaar zijn kunt u zo starten met VISI. Wij hebben al ruim 4000 projecten ingericht in VISI en ik kan u vertellen dat heel veel mensen tevreden zijn over het gebruik van VISI.

Heeft u nog vragen over VISI, bent u benieuwd wat Alfamail voor u kan betekenen of heeft u nog opmerkingen op dit blog? Mijn collega’s en ik staan voor al uw vragen klaar.

Meer weten over VISI?

Schrijf in voor onze webinars of events.

Opzoek naar VISI software? Maarten helpt u graag!