Het eerste project met VISI: park en speeltuin
“Voor alles is een eerste keer”. Marco’s eerste project met VISI dateert uit 2015: Verdubbeling Oosterpark. “Een goed begin is het halve werk”. Marco herinnert zich nog dat Thomas Brink destijds de gebruikerstraining verzorgde, voor de VISI-gebruikerssoftware Alfamail. Zeker bij een eerste project met VISI, is een gebruikerstraining een goed begin. Het zorgt ervoor dat je weet hoe je de administratieve zaken goed op orde kan krijgen en houden: een must voor met name een werkvoorbereider. Daarbij was het ook nieuw voor de directievoerder, die dankbaar gebruik kon maken van de “hands-on” werkwijze van Marco. Wat dat betreft voelde het ook een beetje als een speeltuin. Onder het mom van “Laten we zoeken welke mogelijkheden er allemaal zijn”, heeft Marco samen met de directievoerder een weg gevonden in de functionaliteiten van de software en de status van documenten. “Als je het eenmaal doorhebt, is het een prima systeem”, aldus Marco.
Werken met VISI? Kwestie van aan de gang gaan
Uiteindelijk is het – ook met VISI – een “kwestie van aan de gang gaan” volgens Marco. Zeker wanneer je als directievoerder en werkvoorbereider een goede modus hebt gevonden, is het een kwestie van de aannemer aangehaakt krijgen. Doordat de aannemer al eerder en vaker met VISI had gewerkt, was dit geen probleem. Het was ook nog eens een aannemer die de projectorganisatie goed op orde had, waardoor alle facetten van het project serieus werden genomen: van projectleiding tot en met projectcoördinatie. Dat was binnen en buiten zichtbaar en werd bevestigd door VISI. Het eerste project met VISI verliep met een prettige samenwerking.
Betrouwbaar en herkenbaar
Na dit eerste project met VISI voor Marco, zijn er nog een aantal gevolgd bij Gemeente Amsterdam. Hij herinnert zich nog Spaklerweg en een sloopproject. Ondanks dat de projecten en de projectteams iedere keer anders waren, bleef VISI een betrouwbare en herkenbare oplossing. Zelfs wanneer met andere VISI-gebruikerssoftware werd gewerkt. “Soortgelijke programmatuur, met een andere lay-out. Knoppen hebben bijvoorbeeld een andere plek. Geen wereld van verschil, want de systematiek blijft hetzelfde.”
Eén VISI voor diverse aannemers
Bij deze projecten werd trouwens de uitleg over VISI verzorgd door iemand van de gemeente. Een interne VISI Adviseur gaf het projectteam praktische tips mee in het kader van “hoe om te gaan met VISI”. Voor Marco en de directievoerder was dit verhaal inmiddels bekend. De aannemer (een sloopbedrijf) was daarentegen nog niet gewend aan VISI. Volgens Marco zie je de mate van (project)organisatie van de aannemer terug in VISI: waar de ene aannemer een team heeft bestaande uit een projectleider, uitvoerder en werkvoorbereider, zie je dat de andere aannemer alles laat doen door of namens de bedrijfsleider of zelfs de directeur.
Kennis in huis
Inmiddels werken de meeste aannemers uit de GWW op meerdere projecten, voor meerdere opdrachtgevers met VISI. Daardoor hebben ze meer ervaring en kan je beter met ze sparren over het werken met VISI. Aannemers voor wie VISI nieuw is, hebben vaak meer hulp en ondersteuning nodig. In dat geval is het handig wanneer je als opdrachtgever eigen adviseurs of key-users hebt, zodat je de regie kan nemen in het aanbevelen en bevorderen van het “goed gebruik van VISI”. Dat is niet alleen in het belang van de opdrachtgever, maar ook van de aannemer. Doordat Marco voor zowel aannemers als opdrachtgevers heeft gewerkt, weet hij dit als geen ander.
Van aannemerij naar overheid en VISI versa
Marco is namelijk begonnen binnen de aannemerij en heeft bij meerdere aannemers gewerkt. Vervolgens is hij als ZZP’er verdergegaan en heeft hij voor meerdere gemeenten gewerkt in diverse functies: tekenaar, bestekschrijver, toezichthouder. Toch bleef de liefde voor de aannemerij bestaan, ook gevoed door een beetje zelfkennis: “Ik ben te ongeduldig voor de overheid”. Na zijn periode bij Gemeente Amsterdam, is Marco aan de slag gegaan bij Van Gelder.
Rode Loper
Bij Van Gelder heeft Marco meegewerkt aan project De Rode Loper, in opdracht van nota bene Gemeente Amsterdam. Het leuke is dat deze beide partijen ook betrokken waren bij het eerste project van Marco met VISI (Verdubbeling Oosterpark), met dat verschil, dat hij nu aan de kant van de aannemer zat. Nog een verschil is dat project De Rode Loper natuurlijk veel groter was qua omvang, tijd en geld. Dat merkte je ook aan het gebruik van VISI: er werd namelijk veel meer in gecommuniceerd dan tijdens zijn eerste project.
Zaandam: van Gemeente Zaanstad naar Gebr. van der Veekens
Toen project De Rode Loper afliep, is Marco toch weer voor de overheid gaan werken. Gemeente Zaanstad was zijn nieuwe werkgever. Daar heeft hij drie jaar gewerkt, toen toch weer de aannemerij bleef trekken: dit keer in de persoon van Levinus van der Veekens. Hij haalde Marco over om voor Gebr. van der Veekens te gaan werken, wat hij sindsdien met veel plezier doet.
Aansprekend en uitdagend
Project Ravellaan (in opdracht van Gemeente Amsterdam) was eén van zijn eerste projecten en ook nog eens een klus die hem het meeste aansprak. Waarom? Om alles eigenlijk, zoals het type project en alles wat er aan werkzaamheden bij komt kijken: damwanden, groot grondverzet. Een enorme uitdaging om zo’n werk te maken. Natuurlijk kan VISI bij zo’n project niet ontbreken.
VISI in het bestek
Dit keer stond de toepassing van VISI nadrukkelijk in het bestek vermeld. Daardoor wist Gebr. van der Veekens waar ze aan toe waren, ondanks dat hun ervaring met VISI nog vrij gering was. Gelukkig bracht Marco de nodige kennis en ervaring mee, waardoor VISI eigenlijk al snel bij hem terecht kwam.
Afspraken over meerwerken
Na een aantal jaren niet met VISI te hebben gewerkt, was het aan het begin weer even zoeken. In samenwerking met de directievoerder, zijn er een aantal afspraken gemaakt over de werkwijze. Met name voor meerwerken biedt dit meerwaarde. Zo is besloten om de administratie van de meerwerken te stroomlijnen met behulp van de externe nummering (VISI nummer) en de interne nummering (AWR nummer). Daarmee geeft VISI veel meer inzicht en overzicht dan wanneer dit via e-mail en Excel zou verlopen.
Efficiënter en transparanter
Ondanks dat het even geleden was dat Marco met VISI had gewerkt, kreeg hij het al snel weer in de vingers. Mede daarom heeft hij intern ook de leiding genomen in het gebruik van VISI, terwijl zijn collega’s mee kunnen kijken. Dat is efficiënter en transparanter dan wanneer je voor elke opmerking of vraag aan elkaars bureau moet staan. In VISI krijg je bijvoorbeeld een actueel en volledig overzicht van de status van afspraken en documenten. Marco gebruikte dit, door lijsten te maken uit de rapportages van Alfamail en deze intern uit te zetten. Daarmee kon hij een mooi overzicht geven van de stand van zaken van het project. Een groot voordeel volgens hem.
3 voordelen
Marco weet desgevraagd nog drie “VISI-voordelen” op te noemen:
- Volledigheid in dossieropbouw: door de reactietermijnen en notificaties vanuit de software, zie je geen acties meer over het hoofd;
- Overzichtelijk: doordat je van iedere afspraak en document weet wat de status is en wie de actiehouder;
- Transparant: omdat je op de hoogte bent van de stand van zaken van alle communicatie, zowel extern (tussen aannemer en directievoerder) als ook intern.
Een project zonder VISI, nou en?
Doordat Marco op veel projecten wel, maar op sommige projecten ook niet met VISI heeft gewerkt, weet hij haarfijn het grote verschil op te noemen tussen het wel of niet werken met VISI:
“Het mooie van VISI is: je deelt alles met elkaar. Zonder VISI blijven partijen vaak hun eigen administratie houden. VISI brengt dat bij elkaar. Anders blijft het vaak ergens hangen. Ik heb nog een mailtje gestuurd. Meen je dat nou? Stuur het nog een keer. Wanneer was dat dan? Je bent zo 2 weken verder. Het mooie van VISI is dat je afspraken en gegevens met elkaar deelt.”
Liever VISI dan besteksadministratie
Aanvullend geeft Marco aan dat dit voordeel alleen maar groter wordt, naarmate een project langer duurt. Meestal kiezen opdrachtgevers daarom ook vaak voor VISI bij raamovereenkomsten. Maar wat als de opdrachtgever geen VISI voorschrijft, hoe zou Marco het dan aanpakken als aannemer?
“Overal waar een bestek aan ten grondslag ligt, kan met VISI gewerkt worden wat mij betreft”. Marco heeft daarom in het verleden regelmatig VISI aangedragen bij opdrachtgevers die nog onbekend waren met VISI. En hun reactie? “Veel opdrachtgevers denken dat VISI “extra” is. Toch delen ze nu al hun besteksadministratie: waarom dan niet met VISI? Besteksadministratie en VISI voelt dubbel. Ik werk liever samen met VISI dan in besteksadministratie. Als je VISI hebt, is besteksadministratie geen toegevoegde waarde voor samenwerking”.
De nadelen van e-mail
Marco denkt dat sommige gemeenten er wel klaar voor zijn en anderen simpelweg nog niet. Met als gevolg dat hij als aannemer toch nog veel hinder ondervindt van de communicatie via e-mail. Een voorbeeld? “Nu een project zonder VISI, loopt het mailverkeer stroef. Geen reactie op mails. Zaken blijven makkelijk openstaan, veel zoeken in de mailbox. Op de één of andere manier vallen berichten in VISI veel meer op dan in de e-mail.”
Onbekend maakt onbemind?
Op de vraag aan Marco wat de trigger zou kunnen zijn voor opdrachtgevers om toch voor VISI te kiezen, antwoordt hij als volgt:
“VISI lijkt extra. Dat geeft mensen het idee om er maar niet aan te beginnen. Als je ermee gewerkt hebt, weet je dat VISI overzicht brengt. Onbekend maakt onbemind. Als je de voordelen niet ziet, of je wil het niet proberen, dan houdt het op.”
De overheid heeft een voorbeeld (nodig)
Gelukkig zijn veel overheden al voorgegaan in het “proberen” van VISI, denk aan Gemeente Amsterdam waar Marco meerdere jaren heeft gewerkt. Zij hebben volgens Marco toch een voorbeeldfunctie voor andere gemeenten en zeker voor die uit de regio:
“Opdrachtgevers in de omgeving – zoals Gemeente Zaanstad – kijken toch snel naar Gemeente Amsterdam als het gaat om nieuwe dingen, zoals VISI. Vaak begint met dan met een pilot om het uit te proberen.”
Proberen bij één project? Begin met een pilot
Over een pilot gesproken: juist bij een eerste project met VISI, is het belangrijk om het juiste project daarvoor te selecteren, bijvoorbeeld één met een lange looptijd en een hoge aanneemsom. Daarbij is het ook raadzaam om rekening te houden met het projectteam, om te zorgen voor een goede en gemotiveerde groep aan eindgebruikers. Zo’n pilot kan vervolgens de opmaat zijn naar een bredere implementatie en verplichting van VISI, bijvoorbeeld voor projecten met een uitvoeringsperiode vanaf drie maanden en met een aanneemsom van minimaal 50.000 Euro.
Bekend maakt bemind
“Start with why”. Wat dat betreft gaat het natuurlijk om het doel wat je met VISI wilt en kunt bereiken. Daarom de vraag aan Marco: waarom zou je opdrachtgevers adviseren om VISI voor verplichten?
“VISI maakt dingen helder. Alles staat erin, als het goed bijgehouden wordt.” Bijhouden is een werkwoord, dus dat vergt ook discipline van de eindgebruikers. Een investering die zich wel uitbetaalt in eerdergenoemde voordelen, mits VISI up-to-date is:
“VISI moet wel up-to-date zijn. Mensen kunnen – vooral in het begin – vervallen in het oude gedrag van e-mail. Een gebruikerstraining legt de basis: iedereen weet vervolgens wat men moet doen. Heeft men daarna hulp nodig? Bij de helpdesk van Alfamail word je altijd geholpen. VISI moet een aandachtspunt blijven, bijvoorbeeld door het op de agenda te zetten van een bouwvergadering.” Bekend maakt bemind wat betreft VISI.
Account Aanvragen
Project Aanmelden
Offerte Aanvragen
