Vijf uitdagingen van VISI-systeemmigraties

7 MIN. READ

Fabiënne Heikens | 5 november 2020 | Nieuwegein

Data- en systeemmigraties zijn ingewikkelde en lange trajecten met veel mogelijke valkuilen op de weg. De druk, stress en lange aanloopperiode naar het daadwerkelijk uitvoeren van de migratie kan daarom ook zorgen voor slapeloze nachten. En wat als medewerkers vastklampen aan de oude werkwijzen, omdat processen onduidelijk zijn of het nieuwe systeem niet past bij de werkwijze in de realiteit?

De inzet is dus hoog. Eén verkeerde beslissing kan zorgen dat het hele project als een kaartenhuis in elkaar valt, en onvoorziene kosten met zich meebrengt.

Wanneer er binnen uw organisatie de wens leeft om over te stappen naar een nieuw VISI-projectmanagementsysteem is het dan ook raadzaam om naast een goed plan, op de hoogte te zijn van de vijf meest voorkomende uitdagingen bij een systeemmigratie. Deze wil ik dan ook graag delen in dit artikel.

1. Onbegrijpelijke of niet gedocumenteerde (oude) processen

Documentatie is meestal een van de eerste uitdagingen. Want voor een succesvolle overstap naar een nieuw projectmanagementsysteem is het van groot belang dat u inzicht heeft in de huidige processen. Documentatie van deze processen is meestal een ondergeschoven kindje en in het ergste geval helemaal nooit gedaan.

Bij VISI is het handig dat standaard processen zijn opgesteld aan de hand van bijvoorbeeld een UAV, UAV-GC of DNR-contract. Voor iedere contractvorm zijn er dus al een aantal standaard transacties beschikbaar. Het is dan ook een goed uitgangspunt om in kaart te brengen welke (standaard)processen er worden gebruikt, en welke processen uw organisatie daaraan heeft toegevoegd. Denk hierbij ook aan het in kaart brengen van de processen buiten het systeem welke wel van invloed zijn op de processen in het systeem.

Starten met het opstellen van een procesbeschrijving? Volg dan deze vier stappen:

Start met een helikopterview en beschrijf globaal het bedrijfsproces.
Vervolgens brengt u het werkproces in kaart. Dit is een opdeling van het globale bedrijfsproces.
Voor elk werkproces kunt u bepalen welke activiteiten moeten worden ontplooid.
Als laatste kunt u voor elk werkproces een gedetailleerde werkinstructie schrijven. Hierin benoemt u expliciet hoe een activiteit moet worden uitgevoerd.

2. Te weinig standaardisatie

Weinig tot geen standaardisatie is een van de grootste uitdagingen wanneer uw organisatie wil overstappen naar een nieuw projectmanagementsysteem. Maatwerksystemen lijken heel fijn omdat u voor iedere afdeling of ieder werkproces een perfect passende tool kan inzetten. Maar het risico is dat voor iedere wijziging in het proces een nieuw stukje software moet worden gecreëerd en geïmplementeerd. Hierdoor ontstaat er een wildgroei aan wijzigingen, workarounds en updates. Uiteindelijk zal het systeem niet meer efficiënt presteren en kunnen de kosten hoog oplopen.

Wanneer u volledig werkt volgens de open standaard VISI is het iets eenvoudiger om te migreren naar een nieuwe VISI-softwareleverancier dan bij systemen zonder open standaard. Maar de eenvoud is volledig afhankelijk van de hoeveelheid maatwerk in uw organisatie. Wanneer u niet afwijkt van de standaard kunnen projecten één op één overgezet worden naar een nieuwe VISI-softwareleverancier. Echter zien wij vaak in de praktijk dat organisaties kleine en grote aanpassingen doen bovenop de VISI-systematiek. Dit bemoeilijkt de migratie naar een nieuwe VISI-softwareleverancier enorm. Het advies is dan ook om de VISI-systematiek 100% te volgen, zoals deze is opgesteld. Hiermee creëert u de ruimte om transparant de best passende VISI-softwareleverancier te kiezen.

3. Onvolledige gap-analyse

De reden van een systeemmigratie kan voortkomen uit een nieuwe gewenste situatie. Op basis van een gap-analyse wordt in kaart gebracht welke onderdelen voldoen, en welke nog niet. Belangrijk hierbij is dat u precies weet wat de gewenste situatie voor uw organisatie is. Hoe moeten uw processen er in de toekomst uitzien? Welke functionele, operationele en technische vereisten heeft uw organisatie? En kan uw nieuwe systeem aan die eisen voldoen? Wanneer u deze vragen niet kunt beantwoorden ontstaat er een onvolledige gap-analyse.

Voor een migratie naar een nieuwe VISI-softwareleverancier is dit net zo belangrijk als voor andere systeemmigraties. Start met het in kaart brengen van de functionele, operationele en technische vereisten van uw organisatie. Leg deze naast het gewenste proces en bekijk waar de knelpunten of ‘’gaps’’ zich bevinden. In overleg met een onafhankelijk consultant of uw toekomstige VISI-leverancier kunt u vervolgens bekijken hoe deze knelpunten kunnen worden opgelost. Hou in gedachte dat het slimmer is om dicht bij de VISI-systematiek te blijven. Dit betekent in sommige gevallen dus ook een aanpassing in het proces of een nieuwe functionele, operationele of technisch vereiste.

4. Lage gebruikersacceptatie

Na een succesvolle migratie van de data waarbij de processen werken zoals u deze met uw team heeft uitgedacht is het project nog niet klaar. Ondanks dat u de eerste hobbel heeft genomen zal een van de belangrijkste stukken van de implementatie nog moeten komen. Namelijk: onboarding van uw team en collega’s. Een uitdaging die veel kopzorgen kan veroorzaken. Wat als het oude werkproces is veranderd? Wat als het systeem niet aan de verwachtingen van de teams voldoet? Het klinkt misschien eenvoudig, maar als de eindgebruikers het nieuwe systeem niet gebruiken of moeite hebben om processen in een onbekend systeem te volgen of handmatig oplossingen ontwikkelen, is er weinig tot geen kans dat uw migratie-inspanningen ROI zullen genereren.

Eindgebruikers van VISI zijn bekend met de VISI-systematiek. Toch ontstaan er allerlei werkwijzen rond een systeem wat in sommige gevallen toch aangepast moet worden. Activiteiten welke eerst via een Excel moesten worden uitgevoerd kunt u nu wellicht in de applicatie uitvoeren. Het zou zonde zijn als eindgebruikers deze kans missen. Iedere softwareleverancier heeft daarnaast een eigen interface. Deze kan erg van elkaar verschillen en voor verwarring zorgen bij de eindgebruiker. Een VISI-training van de softwareleverancier kan dus veel waarde toevoegen alvorens de eindgebruiker start in het nieuwe systeem. Niet alleen is het voor de eindgebruiker prettig om te kunnen wennen aan het nieuwe systeem, ook u zult het prettig vinden wanneer uw team en collega’s een vliegende start maken en de volledige potentie van de software benutten.

5. Ontbrekend inzicht in prestaties

Het kiezen van een nieuw systeem is moeilijk wanneer u nu niet precies weet hoe uw huidige systeem presteert en wat het nieuwe systeem moet opleveren op basis van KPI’s. Voor vele teamleiders en eindgebruikers is dit een ‘’black-box’’. Daarom is het bijhouden van voortgang ten opzichte van bedrijfsresultaten van groot belang voor het managen van verwachtingen. Het management heeft immers de nodige euro’s aan een systeemmigratie uitgegeven. Dat zou directe correlatie moeten kunnen aantonen tussen veranderingen in uw proces en de bedrijfsresultaten die u behaalt.

Maar dat is waar het ingewikkeld wordt. Veel organisaties hebben moeite om de impact van optimalisaties in realtime te volgen. Als gevolg hiervan verliest het migratieproject de focus op de zakelijke doelstellingen die bedrijven hebben gesteld.

Hier vier tips voor het meten van de impact van systeemmigratie op uw organisatie:

Bewaak uw procesprestaties en vergelijk de huidige situatie met hoe de gewenste situatie moet zijn. Houd voortgang bij door de belangrijkste KPI’s voor en na de migratie te vergelijken.
Visualiseer uw nieuwe processen terwijl ze door het nieuwe systeem lopen, en houd bij hoe goed de nieuwe VISI-software door gebruikers wordt gebruikt.
Verwijder belemmeringen voor acceptatie, zoals handmatige stappen of tijdelijke oplossingen zo snel mogelijk. Deze belemmeringen zorgen voor een vertraging richting de gewenste situatie.
Gebruik samenwerkingshulpmiddelen om de hele organisatie bij elkaar te brengen om in de loop van de tijd procesverbeteringen aan te brengen.

Heeft u nog vragen? Neem gerust contact op met Alfamail. Wij denken graag met u mee wanneer u zelf voor een migratie staat van uw VISI-software. #overstaphulp