Ga voor systeemintegratie met Alfamail API

4 MIN. READ

Jeroen van Geijlswijk | 31 maart 2020 | Nieuwegein

Kiest u voor één systeem dat alles kan, en waarmee ieder medewerker moet werken? Of gaat u voor een aantal specialistische applicaties die optimaal geïntegreerd zijn? Wij geloven in het laatste, waarbij Alfamail het bedrijfsbrede online platform is voor gestructureerde communicatie en data-uitwisseling. Voor zowel interne als externe bedrijfsprocessen.

Projectmedewerkers gebruiken Alfamail voor de formele (contract)communicatie. Aanvullend werkt de financiële afdeling met een boekhoudkundige applicatie. En een toezichthouder met een dagboek app. Een chef-kok snijdt immers ook geen uien met een Zwitsers zakmes.

Alfamail en document managementsystemen (DMS)

Een documentmanagementsysteem (DMS) is een softwarepakket dat door organisaties gebruikt wordt als algemene werkomgeving voor documenten. Office-documenten worden gecreëerd op basis van sjablonen, en gezamenlijk bewerkt. Vervolgens wordt deze informatie overgedragen met Alfamail. Dit kan zijn: ter informatie, ter review of ter accordering. De documenten verplaatsen zich intern tussen medewerkers dan wel naar externe partijen.

Algemene module met configuratie per DMS

Om Alfamail te connecteren, met welk ander documentmanagementsysteem dan ook, is deze voorzien van een algemene module File Connect. Deze basismodule wordt per document systeem geïmplementeerd en geconfigureerd. Dit doen we altijd samen met gebruikers aan de hand van user stories.

De algemene module voorziet in configuratie van de essentiële onderdelen van systeemintegratie. Zoals de keuze voor systeem of user account voor authenticatie. Verwijzing naar projectidentificatie in DMS. Mapping van eigenschappen tussen Alfamail en DMS. Denk aan bestandsnaam, datum, versie.

Live koppeling, dus geen vertraging

Alfamail File Connect is een live koppeling, waardoor informatie in beide systemen actueel is. En niet achterloopt vanwege een nachtelijke synchronisatie/ kopieerslag. Een gebruiker haalt direct vanuit Alfamail een kopie van een document op uit het DMS, om deze vervolgens te verzenden ter informatie, ter review of ter accordering. Even zo goed zorgt één druk op de knop in Alfamail voor het opslaan van een kopie van binnenkomende documenten in het DMS.

100% traceerbaar

Transparant en traceerbaarheid is geborgd in Alfamail doordat de koppeling per VISI-bijlage de DMS actie, hyperlink, datum en tijdstip en user administreert. Alfamail toont welk document, wanneer en door wie is a) gekopieerd naar het DMS, of b) geselecteerd uit het DMS. Een hyperlink navigeert de gebruiker rechtstreeks naar het document in het DMS. De mapping van eigenschappen zorgt dat een hyperlink naar het VISI-bericht opgeslagen is in het DMS. Deze hyperlink brengt de gebruiker vanuit het DMS direct naar het VISI-bericht in Alfamail. De status van het VISI-bericht staat eveneens in het DMS, en biedt inzicht in de status van het document.

Connecties naar bijvoorbeeld 4Projects van ViewPort en SharePoint Online van Microsoft zijn beschikbaar, en kosteloos in te zetten op projecten.

Wat kunt u doen met de SharePoint integratie?

Document inclusief eigenschappen kopiëren uit SharePoint en plakken in een VISI-bericht;
VISI-attachment inclusief informatie uit VISI-bericht kopiëren naar SharePoint;
Gelijktijdig kopiëren van meerdere documenten / VISI-attachments;
Selecteren van een SharePoint map uit mappenlijst;
Zoeken van een document in SharePoint;
In parallel uitvoeren van acties.

Bent u geïnteresseerd in het connecten van onze VISI-software met uw Document Management Systeem, of wilt u hier meer over weten? Stel uw vragen of maak een afspraak met onze consultants.