Help! VISI is verplicht en voorgeschreven in het bestek

7 MIN. READ

Jeroen van Geijlswijk | 4 december 2020 | Nieuwegein

Na de euforie van een gegunde opdracht in de Grond-, Weg en Waterbouw komt soms een onaangename verrassing. De projectleider van de opdrachtgever belt en vraagt of u klaar bent om de projectcommunicatie via VISI te starten. VISI? Of bedoelt u visie? Waarom dat dan? Bij nadere bestudering staat VISI in UAV deel 3 van het RAW-bestek al aangekondigd. En belangrijker er staat dat VISI verplicht is. Wat nu?

In een eerder artikel heb ik uitgelegd hoe u deze situatie voor kunt zijn, en als aannemer of ingenieursbureau VISI al kunt opnemen in een inschrijving – als onderscheidend criterium. Er zijn opdrachtnemers die deze sprong naar voren al succesvol hebben genomen, bijvoorbeeld Eijkelboom. Doordat de opdrachtgever VISI verplicht stelt, zijn er sinds 2003 vele aannemers bekend geraakt met de te nemen stappen, bijvoorbeeld A.C.W.

Maar wat als dit de eerste keer is dat u met VISI aan de slag moet? Voor alles is een eerste keer. In dit artikel neem ik u mee langs een drietal te nemen stappen om uit te komen bij uw eerste bestek met VISI. Wat zijn de “best practices”? Want VISI is verplicht, maar dan wel graag met minieme inspanning en maximaal resultaat.

Opdracht is gegund, en het project kan beginnen met VISI

In het ideale geval wordt na een voorlopige gunning al direct voorgesorteerd op de start van het project. Op basis van het Alcatel-arrest dient tussen de voorlopige gunning en de definitieve gunning een redelijke termijn te liggen. De aanbestedende dienst geeft alle inschrijvers een kans om bezwaar aan te tekenen tegen de gunningsbeslissing. De aanvaardbaar geachte minimumtermijnen lopen uiteen van twee tot zes weken (de beroepstermijn volgens de Algemene wet bestuursrecht). Deze periode kan dan goed gebruikt worden om de voorbereidingen te treffen voor een vliegende start van het project. Ook in het geval VISI verplicht is gesteld in het contract.

In Deel 3 van het RAW-contract staat de verplichting om VISI te gebruiken, bijvoorbeeld artikelnummer 01.23.01. CROW biedt opdrachtgevers suggesties, die kunnen worden opgenomen in het contract. Zo staan in paragraaf 01.23 algemene bepalingen over het toepassen van VISI in de Standaard RAW Bepalingen.

De open standaard VISI

Regelmatig krijg ik de vraag: “Kan dat wel, iets verplichten? En wat is dat VISI?” Ik zeg dan als eerste VISI is GEEN software. VISI is een open standaard voor het digitaal uitwisselen van formele communicatie. Het zorgt voor een duidelijke verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden in een project. Met deze algemeen geaccepteerde en sector brede open processtandaard structureren, bewaken en bewaren organisaties de communicatieafspraken van een project.

Uiteraard is er wel software – zoals Alfamail VISI – die werkt conform de open standaard VISI. Als meest simpele voorbeeld gebruik ik in een presentatie over de open standaard VISI altijd de PDF. Iedereen kent wel PDF (Portable Document Format). Ook een open standaard, en er is software nodig om PDF te lezen en schrijven. Dat geldt ook voor VISI. Er is software nodig om VISI te lezen en schrijven.

Kortom: Na voorlopige gunning – in de Alcatel-periode – is er voldoende tijd om alles in te regelen voor VISI: 1) software, 2) rolverdeling en 3) training. Moeilijk is het niet, maar wacht niet te lang…

Het VISI-stappenplan

Stap 1: Abonneer op Alfamail VISI-software

Installatie? Voor Alfamail VISI is kennis van computers en software niet nodig, want de software staat “in the cloud”. Een webbrowser en internetverbinding is al voldoende om met de VISI-software te werken. Dus ook op tablet en mobiel kunt u de projectcommunicatie en -documentatie lezen en schrijven.

Eenmalig hoge aanschafkosten? Dat is niet van toepassing voor VISI-software van Alfamail, want deze werkt op basis van een projectabonnementen. Is VISI verplicht gesteld voor een project? Dan sluit u bij Alfamail één abonnement af voor dat project. Het abonnement gaat in zodra het project start, en loopt door tot de opzegging. Dus na voorlopige gunning kunt u al direct een abonnement afsluiten.

Stap 2: Bepaal de rolverdeling in het project

Is het abonnement aangemeld dan zal het project binnen enkele dagen ingericht worden met een VISI-raamwerk. Ook dat hoeft u bij Alfamail dus niet zelf te doen. De opdrachtgever zal het VISI-raamwerk – conform het contract UAV, UAV-GC, DNR, Bouwteam, etc. – aanleveren. Het VISI-raamwerk is feitelijk een template waarin alle rollen, transacties en berichten van het project benoemd staan. Dus de procedures voor afhandelen van termijnstaten, meer- en minderwerk, afwijkingen kwaliteit, etc.

Welke persoon een bepaalde rol gaat vervullen moet nog wel vastgelegd worden in het VISI-project specifiek bericht. Voor de opdrachtnemer van een UAV-contract zijn de rollen Gemachtigde van de Opdrachtnemer, Adviseur en Meekijker beschikbaar. Download vooraf alvast de rollenkaart op onze website. Projectmedewerkers met de functie Werkvoorbereider of Uitvoerder krijgen de rol Adviseur. De rol Gemachtigde van de Opdrachtnemer wordt meestal ingericht als postbus waaraan minimaal twee accounts gekoppeld worden. Er is dan altijd een vervanger beschikbaar bij afwezigheid. Zoals de benaming aangeeft de rol Meekijker is voor niet-actieve projectmedewerkers. Ook deze rol kan uitgedeeld worden aan meerdere personen, zodat iedereen in het project toegang heeft tot alle communicatie en documentatie.

Met het VISI-raamwerk en -project specifiek bericht wordt het project voor u ingericht. De projectmedewerkers ontvangen inlognaam en wachtwoord, en de projectcommunicatie kan starten.

Stap 3: Plan een gezamenlijke training

Voor een eerste project met VISI is een gezamenlijke training met alle projectmedewerkers geen overbodige luxe. Of een training altijd nodig is, is afhankelijk van de eenvoud van de VISI-software, de handigheid van projectmedewerkers, en de behoefte om het gereedschap zo efficiënt mogelijk uit te nutten. De Alfamail VISI-software is eenvoudig in gebruik. Het ziet eruit en werkt als e-mail, met hier en daar een andere benaming, zoals transactie. Zelfs zonder training komen de meeste mensen al een heel eind. En dan hebben ze meestal de handleiding niet gelezen, want wie leest werkinstructies? Ons webinar over de Alfamail software biedt een eerste introductie.

Tijdens een online training via Microsoft Teams gaat een van onze ervaren VISI-consultants juist in op het efficiënt gebruiken van Alfamail VISI-software en het -raamwerk. Zoals welke transactie te gebruiken voor het V&G-plan? Hoe monitor ik reactietermijnen met e-mailnotificaties? Waar vind ik een actueel overzicht van het meer- en minderwerk? En uiteraard is er ruimte voor vragen en onder begeleiding oefenen met de software.

Bij het aanmelden van het project kan direct een training gepland worden.

Helpdesk voor vragen bij dagelijks gebruik

Na de training houdt de begeleiding van Alfamail niet op, en krijgt u antwoord op uw vragen. Voor vragen over Alfamail VISI-software kunt u terecht bij de helpdesk. Bij opzegging van het abonnement krijgt u de projectcommunicatie en -documentatie als digitaal dossier aangeleverd. Dit digitale projectdossier wordt ook wel VISI-archief genoemd. Dit formaat is onderdeel van de open standaard, en garandeert dat de informatie voldoet aan de archiefwet, en weer ingelezen kan worden in de VISI-software. De cirkel is dan rond. Van gunning tot oplevering met een compleet projectdossier.

Conclusie

Na lezing van bovenstaande drie stappen die leiden tot een project met VISI is duidelijk dat de sprong in het diepe wel meevalt. Met minimale inspanning zijn de randvoorwaarden te regelen: 1) VISI-software, 2) rolverdeling en 3) training. Hierna kan het project gaan voor maximaal resultaat met VISI.