Het creëren van efficiënte bouwcommunicatie

In de wereld van de GWW is efficiënte communicatie van cruciaal belang. Zowel aannemers (we noemen ‘m “Johan de Aannemer”) als gemeentelijke opdrachtgevers (we noemen haar “Sarah de Directievoerder – Toezichthouder”) hebben ieder hun eigen belang en doelen. Die moeten ervoor zorgen dat projecten succesvol worden uitgevoerd.

Lees verder om te ontdekken hoe de samenwerking Alfamail VISI en Werktools waarde biedt. Voor zowel de werkzaamheden van de Aannemer als ook de Directievoerder – Toezichthouder:

Johan de Aannemer: Efficiëntie en Kwaliteit

Johan is aannemer en hecht veel waarde aan een goede samenwerking met zijn opdrachtgevers. Dat begint al tijdens aanbestedingen, maar gaat daarna verder in de uitvoering van bestekken en projecten. Of het nu gaat om de aanbesteding of uitvoering, als aannemer is Johan op zoek naar: Grip op kosten. Ondersteuning bij projectuitvoering. Heldere en efficiënte communicatie. De samenwerking Alfamail en Werktools biedt hem de volgende voordelen:

1. Grip op kosten
   

   In de bouw ligt de gemiddelde marge de laatste jaren tussen de 2 en 4%. Dit geeft al aan dat kostenbewaking erg belangrijk is. Alfamail helpt om onder meer de financiële afspraken goed te communiceren, vast te leggen en op te volgen. Dat zorgt voor een soepele afhandeling van afwijkingen, meerwerken en termijnen. Dit helpt hem zijn werkzaamheden in de gaten te houden en al het uitgevoerde werk te factureren. Werktools stelt Johan in staat om grip op de kosten te houden.

2. Ondersteuning bij projectuitvoering

   Werktools biedt een tool om projecten efficiënt te registreren en te rapporteren. Alfamail focust op de communicatie rondom de uitvoering. Daardoor zijn directie en toezicht van de opdrachtgever (zoals Rijk, Provincie, Waterschap, Gemeente) altijd en overal op de hoogte.

3. Heldere en efficiënte communicatie

   Vooral bij de uitvoering van een RAW-bestek worden veel afspraken gemaakt tussen de aannemer, directievoerder en toezichthouder: zowel op kantoor, in de keet als ook op projectlocatie. Het is belangrijk om deze afspraken zo goed en snel mogelijk vast te leggen. Hierdoor weet iedereen in het project real time wat er afgesproken is en gedaan moet worden. Misverstanden behoren hiermee tot het verleden. Deze formele communicatie is door het gebruik van Alfamail in samenwerking met Werktools direct goed geregeld door de aannemer.

Deze voordelen van de samenwerking Alfamail VISI en Werktools helpen Johan om zich te onderscheiden in de competitieve bouwsector. Tegelijkertijd voeldoet hij aan zijn streven naar kwaliteit en klanttevredenheid. Het mooie is dat Johan hiermee ook direct beantwoordt aan de verplichting van VISI, zoals in veel RAW-bestekken is opgenomen.

Sarah de Directievoerder – Toezichthouder: Kwaliteit en Compliance

De overheid hecht veel waarde aan doel- en rechtmatigheid. Voor Sarah – in haar rol als gemeentelijke opdrachtgever – betekent dit dat zij bij haar projecten op onder meer moet letten op kwaliteit, geld en tijd. In de samenwerking met aannemers vraagt dit om: Kwaliteit. Budgetbeheer. Compliance met wet- en regelgeving. De samenwerking tussen Alfamail en Werktools biedt haar de volgende voordelen:

1. Budgetbeheer en Efficiëntie

   Alfamail VISI zorgt dat de projectcommunicatie transparantie verloopt, zodat afspraken over o.a. kosten beter traceerbaar en terugvindbaar zijn. De Werktools-app stelt Sarah en haar team in staat om efficiënt dagboeken, verslagen en weekrapporten (inclusief foto’s en data) vast te leggen en met elkaar te delen. Hierdoor kunnen ze eenvoudiger rapporten genereren en effectiever kosten beheren;

2. Compliance met Regelgeving

   De Werktools-app helpt Sarah om te voldoen aan lokale wet- en regelgeving door het vastleggen van informatie en documentatie over het werk en de prestaties van de aannemer. De koppeling met Alfamail VISI zorgt ervoor dat het project volgens de Open Standaard VISI werkt. Daarmee wordt voldaan aan de verplichting van de “pas-toe of leg-uit” lijst van Forum Standaardisatie voor de Overheid;

3. Efficiënte Samenwerking

   Foto’s en data beschikbaar maken gebeurt binnen de Werktools-app. Daardoor heeft iedereen uit het team toegang tot dezelfde informatie, realtime. Dit vergemakkelijkt de samenwerking met collega’s. Door te werken met Alfamail VISI, worden alle afspraken en informatie tussen opdrachtgever en aannemer vastgelegd. Daardoor is tijdens en na het project precies te zien wie, wat en wanneer heeft verzonden en ontvangen. Dat zorgt voor een antwoord op bijvoorbeeld vragen op grond van de Wet Openbare Overheid (WOO), voorheen Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB).

Samenwerking Alfamail VISI en Werktools: Het samenspel van formele communicatie

Naast de voordelen voor individuele persona’s, biedt de samenwerking Alfamail VISI en Werktools ook oplossingen voor de gehele GWW. VISI (een gedegen standaard voor formele communicatie) en de Werktools-app (die foto’s en rapporten vereenvoudigt) dragen bij aan:

• Relevante en duurzaam bruikbare informatie: Efficiënte communicatie en documentatie leiden tot informatie die waardevol is voor alle betrokken partijen.
• Transparantie: Duidelijke communicatie en documentatie resulteren in transparante processen en besluitvorming.
• Meerwaarde en Geld: Het samenspel van VISI en de Werktools-app leidt tot meerwaarde voor alle stakeholders en efficiëntere besteding van middelen.

Voorbeelden van VISI uit de praktijk

Bij Rijkswaterstaat wordt VISI sinds 2007 gebruikt. Maar sinds 2016 is de toepassing van VISI (…) formeel geborgd. Het gevolg is dat het gebruik van VISI sinds 2016 exponentieel is toegenomen; inmiddels is in meer dan 100 projecten met succes VISI toegepast.

Sinds 1 januari 2017 verplicht Amsterdam VISI in de fysieke sector in alle uitvoeringsprojecten boven de € 50.000 en/of voor projecten met een doorlooptijd van langer dan 3 maanden.

Dit toont de acceptatie en waarde van efficiënte formele communicatie in de praktijk.