Digitaal ingevulde formulieren opvolgen met VISI

7 MIN. READ

Jeroen van Geijlswijk | 7 juli 2020 | Nieuwegein

Niets is tijdrovender en frustrerender dan een formulier ontvangen waarbij niet alles (goed) is ingevuld. Papieren of Excel-, Word-formulieren zijn nog steeds gemeengoed voor het inwinnen van informatie. De validatiemogelijkheden zijn zeer beperkt. Medewerkers verspillen tijd aan het controleren en corrigeren van fouten. Ook is de kans op fouten bij het handmatig overnemen van informatie uit het formulier groot.

Webformulieren dat lost toch alles op?

Hoe vaak worden webformulieren niet doorgezet als e-mail zonder procesmatige borging? Met het digitaliseren van een formulier en vertalen naar een webpagina komt een zekere mate van validatie van de informatie binnen handbereik. De benodigde tijd voor het controleren en corrigeren van fouten neemt af. Maar zelfs webformulieren worden vaak doorgezet als e-mail met daarin de informatie uit het formulier. Er is alsnog een handmatige actie nodig.

Bij wie ligt het webformulier? 

Zolang er geen proces gekoppeld is aan het webformulier is het moeilijk te achterhalen wat de status van een melding is. En bij wie ligt de actie? De transparantie ontbreekt. Er is een e-mail ontvangen, maar naar wie was die ook alweer doorgestuurd? Een zoektocht in persoonlijke e-mailcommunicatie. In plaats van e-mail is een geautomatiseerd proces veel duidelijker en efficiënter. Het laat medewerkers zich concentreren op inhoud in plaats van op procedure en actiehouders.

Voorbeelden van het gebruik van webformulieren

Een webformulier is handig voor het verzamelen van input van omwonenden, stakeholders en medewerkers – die geen onderdeel zijn van het projectteam. De verzamelde informatie wordt verwerkt door een projectmedewerker, en gedelegeerd naar een collega om op te volgen.

Voorbeelden:

  • Omgevingsmelding (m.b.t. een specifiek project)
  • Algemene melding openbare ruimte en overlast
  • Milieuklacht
  • Aanmelding van nieuw (deel)project
  • Verzoek van interne opdrachtgever en / of stakeholders

Procesverbetering van webformulieren met VISI en e-mail

Wanner iets automatisch gaat, verloopt het vaak sneller. Je hoeft niet zo lang te wachten op goedkeuring of, beter nog, je hoeft zelf minder handelingen uit te voeren om hetzelfde te bereiken. Door zowel het formulier als het proces te digitaliseren, is een aanzienlijke versnelling te behalen.

Omdat een webformulier een publiekelijk toegankelijke webpagina is, kunt u omwonenden, stakeholders en collega’s direct in uw VISI-project lussen. Wanneer een webformulier wordt ingediend, is alle informatie beschikbaar als velden in een bericht in een nieuwe VISI-transactie in uw VISI-project. De behandelaar ontvangt de VISI-transactie, en handelt de aanvraag vanuit Alfamail VISI af!

Reageer rechtstreeks vanuit e-mail

Ook de communicatie van behandelaar met de aanvrager verloopt vanuit Alfamail VISI. Bij een verzoek tot aanpassing ontvangt de aanvrager namelijk een e-mailnotificatie met een duidelijke knop om te reageren. De knop brengt de aanvrager naar een webformulier voor het herzien van de melding / aanvraag. De originele melding, verzoek tot aanpassing, herziende melding, goed-/afkeuring zijn 100% transparant en traceerbaar middels de bundeling in één VISI-transactie.

 

Voorkom fouten met validatie van webformulier

Formulieren invullen is mensenwerk en dat maakt het foutgevoelig, en vraagt om extra aandacht. Een formulier waarbij niet alles (goed) is ingevuld leidt tot extra werk en vertraging. Met de component Alfamail Web Forms is het erg simpel om validatie toe te voegen en velden automatisch in te laten vullen. Geef in het VISI-raamwerk aan welke invoer in een veld verwacht wordt, zodat de melder direct weet welke informatie ingevoerd moet worden. Zorg voor een goede terugkoppeling indien er iets incorrect is ingevuld.

 Veiligheid gaat voor alles

De webformulieren moeten natuurlijk wel veilig zijn. Het webformulier wordt gehost op een openbaar toegankelijke link, zoals visi.alfamail.nl/form/#trigger, en elke keer dat het wordt ingediend, start een bijbehorend proces. Je wilt geen robots / hackers laten inhaken op jouw formulieren.

Daarom gebruikt Alfamail Web Form reCAPTCHA. reCAPTCHA is een service die websites helpt beschermen tegen spam en misbruik. Een “CAPTCHA” is een uitdagende test om mens en robot van elkaar te onderscheiden. Ook wel bekend als de beeldpuzzels om stoplichten te herkennen.

Een andere veiligheidsmaatregel is dat de openbaar toegankelijke links zich niet laat raden. De hyperlink bevat een globally unique identifier (GUID). Een GUID is een pseudowillekeurig getal met een aantal unieke sleutels zo groot (340.282.366.920.938.463.463.374.607.431.768.211.456), dat de kans op raden van de GUID nihil is.

 

Hoe ontwerp en activeer u een succesvol webformulier?

Even een veldje aan een webformulier toevoegen? Lastig. Velden voorinvullen dan? Bij de gemiddelde webpagina gaat dat zomaar niet. Met Alfamail Web Form is het ontwerpen en activeren van een webformulier in twee stappen gedaan: 1) ontwerp het proces (de transactie en berichten), en configureer een webformulier-trigger (unieke hyperlink). Nadat de trigger voor het webformulier is gemaakt, is het tijd om velden aan het eerste bericht (webformulier) van de transactie toe te voegen.

Kortom: het webformulier is niets anders dan een transactie met berichten en velden in het VISI-raamwerk van het project. Met het VISI-raamwerk kun je een formulier ontwerpen dat, na te zijn ingevuld, kan worden aangevuld door een derde, bijvoorbeeld om het te accorderen. Iedere consultant kan het webformulier ontwerpen.

Deel een link naar een webformulier

Het antwoord op het activeren van het webformulier is een link. Dit is een hyperlink die openbaar toegankelijk is en met iedereen kan worden gedeeld. Kopieer en plak het vanaf hier en voeg het toe aan een intra- of internetpagina of ergens anders. Bijvoorbeeld in het geval van een aanbesteding op TenderNed.

Herontwerp uw webformulier en proces

Velden die zijn ingevuld in een webformulier, zoals naam, behandeltermijn, meldingstype of afbeelding, zijn beschikbaar als velden in een proces.

En een nieuw veldje aan een webformulier toevoegen dan? Dat is een kwestie van het VISI-raamwerk van het project aanpassen. Hoe makkelijker het is om het formulier in te vullen, hoe groter de kans dat het goed en volledig gedaan wordt. Haal alle velden weg die niet absoluut noodzakelijk zijn, of vraag bepaalde info later in het proces.

Een webformulier ziet eruit als een vragenlijst en verzamelt informatie van mensen. Formuleer heldere vragen waarover geen twijfel kan ontstaan bij de invuller. Liever 2 korte vragen dan 1 dubbelzinnige vraag. Ook is het essentieel om een melding te geven dat het invullen en insturen gelukt is. Anders is het voor de aanmelder onduidelijk of het gelukt is, wat frustratie en een onnodig gevoel van tijdverspilling kan oproepen.

Is het nodig om een bijlage (bijvoorbeeld foto) bij het formulier in te dienen? Maak bijlagen dan verplicht.

Features – Uw project, uw webformulieren

Alfamail Web Form biedt vele features, waarmee u webformulieren feilloos kunt laten aansluiten op uw project. Om een idee te krijgen van de mogelijkheden Alfamail Web Form kent de volgende features:

  • Bewaak voortgang met automatisch ingevulde reactie- en behandeltermijn (op basis van type formulier), en e-mailnotificaties
  • Voorkom fouten met validatie voor verzending van formulier
  • Ontvang automatische bevestiging van ingediende melding per e-mail
  • Download ingediende bestanden
  • Inzicht in communicatie tussen indiener en behandelaar met VISI-transactie en -berichten
  • Reageer op e-mailnotificatie van benodigde aanpassing – in geval herziening nodig is.
  • Voorkom extra werk met gekoppeld herziend formulier (inclusief validatie)
  • Transparantie en traceerbaarheid van ingevulde formulieren (inclusief status)

Bent u geïnteresseerd in het gebruik van webformulieren voor uw VISI-project, of wilt u meer informatie? Stel uw vragen of maak een afspraak met een van onze specialisten.

Meer weten over het gebruik van webformulieren?

Maak vrijblijvend een afspraak met één van onze consultants.

Opzoek naar VISI software? Maarten helpt u graag!