Digitale en duurzame projectcommunicatie

4 MIN. READ

Thomas Brink | 22 april 2020 | Nieuwegein

Sigarenkistjes, bierviltjes, ze zijn multifunctioneel. Hoezo? Wel, het zijn tot de verbeelding sprekende voorwerpen die erbij worden gehaald wanneer men spreekt over een beperkte en achterhaalde manier van informatie beheren en beheersen. Over dat onderwerp kan ik sowieso lang en veel bomen. Dat brengt mij bij papier. Kasten en bureaus liggen er vol mee. Gaan we de afgelopen jaren de groene kant op? Ja, maar het kan nog beter. In dit artikel wil ik u meenemen op weg naar een duurzame en efficiënte manier om informatie te beheren, voordat u door het papier het bos niet meer ziet.

Be green, leave it on the screen

Wat is nu het voordeel van digitaliseren binnen uw projecten? Behalve de “groene” argumenten, zijn er vanuit het perspectief van project- en procesbeheersing ook de nodige te noemen. Duurzaamheid is namelijk een begrip dat niet alleen betrekking heeft op ecologie, maar ook op de economie, de sociale en technische aspecten. Uiteindelijk gaat het hierom: dat u, uw collega’s en uw organisatie baat hebben bij een goede en efficiënte manier van informatiebeheer en beheersing.

Weg met onnodig tijd- en geldverlies

Informatie beheren en beheersen kan met de juiste software eenvoudig en goed worden gerealiseerd. En dat is belangrijk want onnodig tijd- en geldverlies probeert vrijwel iedere projectmanager en projectleider te voorkomen. Ook het uitdraaien van rapportages met één druk op de knop klink handig, toch? Al het geld en de tijd die bespaard wordt kan wellicht worden geïnvesteerd in een duurzaam project, zoals de verbetering van energie – of groenvoorziening in uw gemeente of provincie.

Social time

Wanneer u weinig tijd heeft voor de sociale aspecten van het leidinggeven aan uw projecten en teams, zal dit geen duurzame en optimale relatie opleveren. Met de juiste tools en minder administratieve taken, kunt u tijd vrijmaken voor dat ene belangrijke telefoontje of dat lang verwachte bezoek op projectlocatie. Een fijne bijkomstigheid is dat u dan ook nog eens de blauwe buitenlucht ziet tijdens werktijd.

Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik

Het klinkt alsof één boom is geplant, waarvan de daaruit voortkomende zuurstof meervoudig wordt gebruikt. Buiten het feit dat het ecologisch en biologisch zo is, heeft deze uitspraak ook en vooral betrekking op informatiebeheer. Hoe vaak komt het wel niet voor dat er tot in den treure(wilg) wordt gekopieerd, geprint en geprullenbakkeerd (taalvondst van in eind 2002 demissionair minister Remkes)? Dat is niet goed voor de bomen en niet efficiënt voor informatiebeheer en beheersing. Wanneer je dergelijke activiteiten wil starten, is het niet ondenkbaar dat je in de wacht wordt gezet voor een rood licht. Gebruik VISI als schakel, want software zoals Alfamail vereenvoudigt uw informatiebeheer en beheersing ook op technisch vlak. Maak een koppeling met uw documentmanagementsysteem (DMS) – zoals SharePoint – en archiveer projectdocumentatie snel en eenvoudig in de bijbehorende dossiers.

Conclusie

Tijd, geld, sociale en technische aspecten spelen allemaal een rol als het gaat om duurzaam informatie beheren en beheersen. Bedenk hoe tijdrovend acties zijn, als genoemd in bovenstaande alinea’s, buiten de digitale wereld om. Stel u voor hoe lastig het is om documenten te delen. Beeld u in wat erbij komt kijken om papieren documenten overal voorhanden en altijd inzichtelijk te hebben. Want transparant werken, overzicht hebben en binnen budget en tijd een project afronden dat zijn toch de doelstellingen? Maar wat is daar nu voor nodig? Het antwoord is: digitaal en online werken voor een optimale beschikbaar- en bereikbaarheid van informatie, via een procesmatige communicatie. VISI-systematiek en Alfamail kunnen u daarbij helpen. Zo verduurzaamt u uw informatie beheer en beheersing.

Lees meer over onze software, services en trainingen op onze website en ontdek alle voordelen.

Weten wat VISI voor u kan betekenen?

Maak vrijblijvend een afspraak met één van onze consultants.

Opzoek naar VISI software? Maarten helpt u graag!