De voordelen van VISI in het bestek, contract en de aanbesteding

7 MIN. READ

Fabiënne Heikens | 29 maart 2021 | Nieuwegein

Er zijn meerdere voordelen verbonden aan het gebruik van VISI. Om hier optimaal gebruik van te maken is het van belang VISI op tijd te betrekken in het project. Een nieuw project voor de herinrichting van een stadsdeel of weg begint vaak bij een aanbesteding vanuit de opdrachtgever. Maar wist u dat voordat een project wordt aanbesteed het al mogelijk is om als opdrachtnemer VISI op te nemen? In dit samenvattende artikel zullen de voordelen van VISI in de aanbesteding, het bestek en het contract worden aangestipt. Voor meer tips, voorbeelden en uitleg over VISI in de beginfase van een project bekijk het eerste VISI fundamentals webinar on demand terug.

VISI in het bestek

De eest voorkomende contractvormen binnen de grond weg en waterbouw. Omdat deze contractvormen al vele malen zijn gebruikt binnen projecten in alle soorten en maten, zijn de bijbehorende VISI-raamwerken uitgebreid getest en verbeterd. Dit helpt zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer met het maken van een succesvolle projectstart. Maar dit is niet het enige voordeel van VISI in combinatie met de RAW.

Voordelen van VISI en RAW:

Aannemers zijn gewend aan de te nemen stappen;
Met één druk op de knop is, bijvoorbeeld meer- of minderwerk, in beeld;
Er ontstaat een goed overzicht van afwijkingen;
Projectleiders ontvangen betere informatie t.a.v. voortgang;
Alle documenten, tekeningen en gemaakte afspraken zijn terug te vinden in een gezamenlijk projectdossier.

VISI in het contract

In de contractvorm UAV-GC komt VISI goed tot zijn recht. In deze contractvorm heeft de opdrachtgever meer invloed in de ontwerpfase van het project en kan deze dus inspraak hebben in het uiteindelijke eindresultaat. Denk hierbij aan het leveren van advies op het gebied van materiaal, gebruik en projectindeling. Om beslissingen goed te monitoren is het prettig voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer om het contract om te zetten in een VISI-raamwerk en deze in de praktijk te brengen via VISI-software. Zo worden belangrijke beslissingen en mijlpalen binnen een grond-, weg- en waterbouw project ook juridisch goed vastgelegd.

Voordelen van VISI en UAV-GC:

Expliciet maken van communicatiestructuren;
Eenvoudig berichten sturen en delen over (interne) organisaties heen;
Altijd duidelijkheid over wie, wat, op welk moment moet doen of besloten heeft;
Zicht op doorlooptijden;
Beperken van de doorlooptijd van producten.

VISI in de aanbesteding

Wanneer de inschrijving aanbreekt doorloopt de opdrachtgever een aantal stappen voordat de opdrachtnemers hierop kunnen inschrijven. Meestal wordt als eerst de inkoopbehoefte bepaald. De opdrachtgever bepaalt wat nodig is en wat het project inhoudt. Vervolgens worden de aanbestedingsregels bekeken. Men heeft namelijk te maken met Europese en/of nationale aanbestedingsregels. Het drempelbedrag bepaald of de opdrachtgever moet aanbesteden volgende Europese procedures of niet. Hierna bepaalt de opdrachtgever of zijzelf, of een derde partij voor hen de inkoop gaat doen.

Nadat de opdrachtgever de beleidsdoelen in kaart heeft gebracht en de opdracht heeft vormgegeven worden de (sub)gunningscriteria opgesteld. Hierin kan VISI goed worden opgenomen door de opdrachtgever. Dit zorgt vooraf al voor duidelijkheid voor de opdrachtnemers die inschrijven. Uiteindelijk zal de opdrachtgever selectiecriteria opstellen, specificeren en marktonderzoek verrichten om daarna een aanbestedingsprocedure te kiezen.

Belangrijke punten die veelal terugkomen in een programma van eisen gaan over duurzaamheid, document management en open standaarden. Als opdrachtgever zijn dit dan ook punten om op te nemen in het organisatiebeleid. VISI is hier één van.

Voordelen die u kunt behalen door VISI in de aanbesteding op te nemen.

1) VISI is duurzaam:

We weten allemaal dat we ons afval en de dagelijkse Co2 uitstoot moeten verminderen. Met VISI-software wordt dit appeltje eitje als het gaat om het minder uitprinten van contracten, documenten, tekeningen en e-mails. Hierdoor zal er minder papier gebruikt worden tijdens het project. Niet alleen fijn voor het besparen van opslagruimte, maar ook fijn voor de bomen.

Maar ook de Co2 uitstoot kan met VISI naar beneden. Bijvoorbeeld doordat u niet direct op locatie hoeft te zijn voor het inzien van documenten, maar met één klik alles kunnen openen op uw eigen device. Zeker in de huidige tijd waarbij reisbewegingen wegens het coronavirus sterk zijn verminderd is het handig om juist nu de stap te zetten naar VISI en zo voorbereid te zijn op een nieuwe meer remote werkwijzen.

2) VISI helpt bij document management:

Zoals meerdere klanten van ons bevestigen helpt VISI bij het eenvoudig formeel communiceren. Geen Whatsapp, losse e-mails, papieren notities of vergeten telefoontjes maar alles overzichtelijk in één dossier. Handig voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer.

Omdat u wordt gedwongen formeel te communiceren, is het wel zo prettig altijd en overal toegang te hebben tot de VISI-software. Daarom is Alfamail VISI een web-based applicatie. Dit betekent dat u altijd en overal kunt inloggen op de VISI-omgeving met uw device. Het enige wat u nodig heeft is een internetverbinding.

Door formele communicatie altijd en overal te kunnen uitvoeren blijft het dossier van uw project up-to-date. De rollen en vaste transacties helpen u bij het waarborgen van transparantie. Door samen te werken via de openstandaard VISI ontstaat er een compleet en transparant dossier en houdt de opdrachtgever grip op kosten en tijd, en de opdrachtnemer op week rapporten, meer- en minderwerken.

3) Maak documentatie toekomst bestendig:

Kennis overdragen is van groot belang als het gaat om projecten binnen de grond-, weg- en waterbouw. Het is dan ook een grote nachtmerrie voor iedere opdrachtgever wanneer specifieke informatie over de aanleg of bouw van een object mist. Draag deze informatie toekomstbestendig over met de openstandaard VISI. De openstandaard waarborgt dat informatie altijd uit te lezen blijft net zoals met een pdf-bestand.

Ervaring met VISI is niet alleen handig voor directievoerders en projectmanagers, maar ook voor de afdeling IT en Finance. Betrek uw organisatie en maak de VISI-systematiek onderdeel van het beleid. Hierdoor kan IT VISI insluiten in het applicatielandschap, een gestandaardiseerde digitale werkwijzen vormgeven en digitale veiligheid waarborgen. Finance kan de verkregen informatie gebruiken om kosten van projecten te analyseren en een stabiele inkoop van VISI-software en support realiseren.

Kies voor een gebruiksvriendelijke software welke dicht bij de VISI-standaard blijft. Hiermee creëert u draagvlak in de organisatie en een toekomstbestendige toepassing voor uw grond-, weg- en waterbouw projecten. Er zijn enkele partners in Nederland die VISI-software aanbieden, maar deze zijn zeker niet allemaal hetzelfde. Kijk dus niet alleen naar prijs, maar ook naar de functionaliteiten van de software, support van de aanbieder en de mogelijkheden tot het nemen van trainingen. Alleen op deze manier kunt u een duurzaam VISI-beleid opbouwen en toepassen.

Conclusie

Introduceer, voorafgaand aan een project, VISI al binnen uw organisatie. Nieuwsgierig hoe u succesvol kunt starten met VISI? Schrijf nu in voor onze VISI fundamentals webinar serie en ontwikkel een goed beeld van wat VISI is, welke mogelijkheden er zijn en hoe u VISI kunt toepassen. Na het deelnemen aan deze webinarserie weet u wat de belangrijkste pilaren van VISI zijn en hoe u hiermee kan starten.