De voordelen van Alfamail VISI software voor ieder civiel project

5 MIN. READ

Software. Een onderwerp waar niet iedereen kaas van heeft gegeten. Maar wel een onderwerp dat steeds vaker terugkomt. Zo ook binnen de grond- weg en waterbouw. VISI is een open standaard speciaal ontwikkeld voor het beheren en beheersen van informatie binnen civiele projecten. Het is zelfs verplicht om te gebruiken tenzij u kan aantonen dat u projectinformatie op een andere manier verantwoord kan beheren en beheersen. De VISI-systematiek wordt beheerd door het CROW en BIM-loket. Deze organisaties verzorgen niet de bijbehorende software, hiervoor kan Alfamail VISI worden gebruikt. In de VISi fundamentals serie bespreken we de belangrijkste pilaren van VISI. In de derde aflevering geven wij ook een inkijkje in de Alfamail VISI software. Schrijf nu in voor deze serie en ontvang de afleveringen direct in uw e-mailbox.

Uitdagingen van informatiebeheer en beheersing

Tijdens een project wordt over van alles gecommuniceerd. Van eenvoudige communicatie over het weer en het weekend tot aan belangrijke goedkeuringen van aanpassingen of extra werken. Waarbij het eerstgenoemde geen gevolgen heeft voor het project, zolang er geen zware sneeuwstorm of hittegolf wordt verwacht, zullen bestekwijzigingen wel degelijk consequenties hebben.

In het verleden zijn vele beslissingen vastgelegd via de email, een addendum, een notitieboek of zelfs mondeling. Het gezegde: een man een man, een woord een woord gaat helaas niet altijd op. Zeker als er discussie ontstaat en vastlegging van gemaakte afspraken ontbreekt kunnen zich vervelende situaties voordoen.

Maar ook wanneer één van de teamleden wegvalt en daardoor informatie achterblijft in zijn of haar eigen werk e-mailbox. Dankzij Nederlandse privacyregelgeving mag hier zonder toestemming niet zomaar in worden gekeken. Er ontbreekt hierdoor een deel van het projectdossier en dus kunnen gemaakte afspraken en onderbouwing moeilijk achterhaald worden.

Ook is het lastig om een project over te dragen en te archiveren wanneer deze bestaat uit vele verschillende soorten fysieke en online documenten. Zoeken naar de juiste informatie is vaak een grote en tijdrovende klus waar geen enkele directievoerder of projectleider op zit te wachten. En met al deze uitdagingen in gedachte is de VISI-systematiek ontwikkeld.

Voordelen van de VISI-systematiek

De VISI-systematiek maakt het voor zowel de opdrachtgever als opdrachtnemer eenvoudig formeel te communiceren. Middels een raamwerk kunnen gemaakte contractafspraken worden omgezet in transacties welke met bijbehorende rollen worden ingelezen in de VISI-software. VISI is een open standaard wat betekend dat dit niet gebonden is aan een merk of fabrikant. Een raamwerk kan dus in iedere VISI-software worden ingelezen.

Enkele voordelen van de VISI-systematiek zijn:

Eén (digitaal) dossier voor de opdrachtgever en opdrachtnemer;
Verstuur eenvoudig grote documenten van 10 GB of meer;
Houd controle en overzicht doormiddel van rol gebaseerde toegang en rechten;
Monitor belangrijke aspecten als voortgang en budget.

Het werken met de VISI-systematiek moet het gemakkelijker en overzichtelijker maken om civiele projecten, zowel groot als klein, te beheren. Het mag dan ook niet als een extra administratieve taak worden gezien. Mocht dit wel het geval zijn, dan is het verstandig een VISI-software leverancier te raadplegen om te evalueren waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Dit kan een aanpassing in het raamwerk zijn, maar wellicht ook in de werkwijzen en processen.

VISI-software voor in de praktijk

Met alleen een raamwerk gebaseerd op bijvoorbeeld een UAV-contract kunt u nog niet met VISI aan de slag. U heeft hiervoor ondersteunende software nodig. Alfamail biedt passende software welke de standaard richtlijnen van de VISI-systematiek volgt. Dit is belangrijk omdat u hiermee ook voldoet aan de richtlijnen voor het correct gebruiken van de VISI-systematiek. Let bij het kiezen van een passende software aanbieder op de volgende punten:

Is er een VISI-keurmerk aanwezig?
Kan er een VISI-gebruikerstraining worden gevolgd?
kan u de VISI-software makkelijk koppelen met uw huidige IT-landschap?
In geval van vragen of eventuele aanpassingen is er een goed te bereiken helpdesk?

Bovenstaande punten helpen u grijze haren te voorkomen als het gaat om het gebruik van VISI. Verder is het verstandig te starten met een pilotproject of een selectie van pilotprojecten waarmee u verschillende raamwerken, soorten projecten en werkwijzen kunt testen. Uiteraard kunnen onze consultants u adviseren en helpen met het vinden van een passend raamwerk en procedure, maar er zijn ook onafhankelijke instanties die dit doen.

Alfamail VISI helpt u verder

Tot slot is het goed om te weten dat Alfamail VISI u verder helpt dan alleen de standaard VISI-systematiek toepassen. In de derde aflevering van de VISI fundamentals webinar worden verschillende toepassingen voor u uitgelicht. Bekijk deze ook vooral terug en laat u inspireren!

Goed om te weten is dat Alfamail VISI gebruiksvriendelijk en intuïtief werkt waardoor acceptatie van gebruikers sneller plaatsvindt dan normaal. Zelfs wanneer uw team jaren projecten handmatig met ordners heeft bijgehouden is de overstap naar Alfamail VISI zo gemaakt. De notificaties, API-koppelingen en gemakkelijke doorzoekbaarheid van Alfamail VISI maken het dan ook een gewillige tool onder directievoerders en projectleiders. Ook het maken van rapportages is een extra functionaliteit welke zeer veel inzicht kan bieden. Het motto van Alfamail is ook niet voor niets: transparante, traceerbare en veilige communicatie.