Projectcommunicatie: essentieel voor een geslaagd project

U bent het waarschijnlijk wel met mij eens dat er veel belang is bij goede communicatie in een project, toch kan deze communicatie in de meeste gevallen nog altijd veel beter. Tijdgebrek, de afstand tussen verschillende partijen en er soms vanuit gaan dat de ander al weet wat er speelt, zijn hiervan enkele voorbeelden. Toch zijn dit ook voorbeelden die het verschil kunnen maken tussen het wel of niet slagen van het project.

Projectcommunicatie begint niet pas bij de start van het project

Waar de meeste projectleden pas instappen bij de uitvoeringsfase van het project, start de communicatie in het project veel eerder. Tijdig beginnen met projectcommunicatie is van groot belang, om zo een ‘valse’ start te voorkomen. Als u in een vroeg stadium aan de slag gaat, voorkomt u onrust en miscommunicatie tussen partijen.

Als opdrachtgever of als opdrachtnemer is het van belang dat voor de start van het project al duidelijk is wat u straks tijdens het project te wachten staat. Contractuele afspraken worden vooraf al gemaakt, wat uiteindelijk zal leiden tot de ideale beheersing van tijd en budget in de uitvoering van het project.

Een perfecte samenwerking tussen de betrokkenen

Ik ben voorstander van een korte lijn tussen de verschillende projectleden. Dit bevordert de samenwerking en draagt bij aan een soepeler verlopend project. Maar vaak is het moeilijk om juist de contractuele afspraken die zijn gemaakt, goed terug te laten komen in de uitvoering. Goede projectcommunicatie betekent ook duidelijkheid over de afspraken die worden gemaakt in het contract. Deze afspraken moeten worden vastgelegd zodat er tijdens het project minder onduidelijkheden zullen ontstaan. Heeft u er al over nagedacht om deze projectcommunicatie te digitaliseren door het contract in te lezen in VISI-software?

Met Alfamail verbetert u de communicatie tussen de samenwerkende organisaties binnen uw projecten. U werkt in een projectomgeving die voldoet aan de VISI Open Standaard, die al veel wordt toegepast binnen organisaties betrokken bij bouw- en infraprojecten. Met de flexibiliteit en doorontwikkeling van deze standaard is het mogelijk om Alfamail toepasbaar te maken voor elk soort project. Bent u nieuwsgierig wat VISI precies is? Lees dan mijn blog over het gebruik van VISI in uw projecten.

Wanneer beginnen met communiceren met behulp van VISI?

Vaak is het de vraag wanneer het beste moment is om te beginnen met communiceren via de VISI Open Standaard. Wat legt u wel en wat legt u niet vast? Het indelen van de projecten in fases vereenvoudigt het gestructureerd en doelgericht communiceren.

Start bij de initiatiefase

Communicatie met behulp van VISI begint allemaal in de initiatiefase. Tijdens het opstarten van het project wordt er nagedacht over een tijdspad en budget. In de eventuele fases daarop wordt het projectplan rond gemaakt, worden de betrokken partijen gekozen en wordt er gesproken met eventuele belanghebbenden die baat hebben bij de realisatie van het project. De volgorde en tijdigheid is cruciaal, zodat betrokkenen niet een eventuele eigen invulling geven. Dit allemaal gebeurt nog voor de realisatiefase, maar bevat al veel communicatie die vastgelegd en besproken moet worden met verschillende partijen.

Communicatie tijdens de uitvoering

De fase met de meeste impact is de realisatiefase. De afspraken die hiervoor gemaakt zijn worden ingevuld met uiteindelijk opgeleverd werk. Waar hiervoor veelal voorbereiding was, is deze fase het meest gevoelig. Het is dan ook belangrijk dat hier afspraken worden vastgelegd en gedeeld met de juiste betrokkenen. Het gaat in deze fase vooral over procesinformatie. Wat gebeurt wanneer, wie is hier verantwoordelijk voor en waarom wordt dit werk uitgevoerd? Is dit conform de afspraken in het contract en wat zijn de eventuele gevolgen als dit niet zo is? Duidelijke vastlegging is essentieel voor een uiteindelijk geslaagd project.

Stop niet met communiceren bij het afsluiten van een project

Het projectresultaat staat; er is werk opgeleverd en het project is bij deze afgerond. Maar stop niet met communiceren bij afronding van dit project! Vaak wordt het project overgedragen aan een beheerteam, waar communicatie met deze partij ook belangrijk is. Daarnaast zal er ook nog communicatie zijn over het eindresultaat; voldoet dit aan de verwachtingen, eisen en wensen van de betrokkenen? Er wordt geëvalueerd over het projectproces.

Al deze communicatieafspraken in één dossier is ten zeerste aan te raden. Zo kunnen projectleden altijd inzien waar een taak ligt en zullen eventuele gevolgen altijd duidelijk geformuleerd zijn. Wij hebben standaarden klaarliggen die wij gemakkelijk kunnen implementeren in uw project, zonder een grote investering te doen in processoftware. Van de start bij de initiatiefase tot het overdragen van uw project aan een beheerteam, wij hebben schaalbare mogelijkheden beschikbaar die u gemakkelijk kunt toepassen binnen uw organisatie.

Conclusie

Effectieve projectcommunicatie is meer dan het versturen van een mailing. Projectcommunicatie wordt opgezet vanuit de belangen van de betrokkenen en is verdeeld in verschillende fases. Een gestructureerde opzet en zorgvuldige communicatie vormt de sleutel tot een geslaagd project. Duidelijke projectcommunicatie begint met het toepassen van het juiste middel. Alfamail is een softwareoplossing waar de instapdrempel laag is en waar standaard raamwerken klaarliggen die gemakkelijk en snel kunnen worden ingezet in uw organisatie.

Benieuwd hoe onze software werkt? Wij geven een interessante webinar over onze software, waar u al uw vragen kan stellen over projectcommunicatie. Schrijf u in voor ons webinar. Heeft u nog andere vragen? Mijn collega’s en ik staan klaar om u te helpen.