Samenwerking en prestaties opnemen in de aanbesteding. Wat zijn de mogelijkheden?

Het succesvol doorlopen van een aanbesteding vereist een zorgvuldige planning, voorbereiding en uitvoering van verschillende stappen en activiteiten. Hier zijn enkele methodieken en best practices die kunnen helpen bij het succesvol doorlopen van een aanbesteding:

1. Marktonderzoek: Voer een grondig marktonderzoek uit om te begrijpen welke aannemers, leveranciers of opdrachtnemers beschikbaar zijn en wat de marktomstandigheden zijn. Dit helpt bij het identificeren van potentiële partners.
2. Aanbestedingsdocumenten opstellen: Stel duidelijke en uitgebreide aanbestedingsdocumenten op, waaronder het bestek, de selectiecriteria en de contractvoorwaarden. Zorg voor transparantie en consistentie in de documenten.
3. Communicatie: Houd open en transparante communicatie met potentiële aannemers, leveranciers of opdrachtnemers. Beantwoord vragen en verstrek tijdig aanvullende informatie om ervoor te zorgen dat ze een goed begrip hebben van de vereisten.
4. Selectieproces: Voer het selectieproces uit volgens de vastgestelde criteria, of het nu gaat om prijs, kwaliteit, EMVI of andere factoren. Zorg ervoor dat de selectie eerlijk en objectief is.
5. Contractbeheer: Zodra het contract is ondertekend, implementeer je een effectief contractbeheerproces. Dit omvat het monitoren van prestaties, rapportage, wijzigingsbeheer en naleving van contractuele verplichtingen.
6. Prestatiemeting: Evalueer de prestaties van de aannemer, leverancier of opdrachtnemer gedurende de uitvoering van het project. Gebruik meetbare prestatie-indicatoren om de voortgang te volgen.
7. Evaluatie en verbetering: Na afloop van het project evalueer je het aanbestedingsproces en de projectuitvoering om lessen te trekken en best practices vast te stellen voor toekomstige aanbestedingen.

Het succesvol doorlopen van een aanbesteding vereist aandacht voor detail, nauwkeurige documentatie en een goed beheer van het proces van begin tot eind. Het kan ook profiteren van het gebruik van gevestigde methodieken en best practices, zoals die hierboven zijn genoemd, om de kans op een succesvolle aanbesteding te vergroten.

EMVI, weer een afkorting, maar wat is het precies?

EMVI staat voor “Economisch Meest Voordelige Inschrijving.” Het is een afkorting die vaak wordt gebruikt in aanbestedingsprocedures, met name in de context van overheidsopdrachten en bouwprojecten. EMVI is een methode die wordt gebruikt om de beste aanbieding te selecteren op basis van criteria die verder gaan dan alleen de prijs. In plaats van simpelweg de laagste prijs te kiezen, wordt bij EMVI gekeken naar verschillende criteria, zoals kwaliteit, duurzaamheid, innovatie, en andere factoren die de waarde van een aanbieding kunnen beïnvloeden. Onderkoepelend zijn er volgens PIONOo (Expertisecentrum Aanbesteden) de volgende 3 gunningscriteria / selectiecriteria onder EMVI:

1. Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV);
2. Laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit zoals de levenscycluskosten;
3. Laagste prijs.

Het doel van EMVI is dus om projecten te gunnen aan aannemers en leveranciers die de beste waarde bieden voor het geld, in plaats van simpelweg te focussen op de laagste kosten. Hierdoor kunnen projecten worden uitgevoerd met een hogere kwaliteit, meer duurzaamheid en betere prestaties, wat gunstig is voor zowel de opdrachtgever als de samenleving als geheel.

Welke organisaties en partijen zijn betrokken bij EMVI?

In het kader van EMVI en prestatiemetingen kunnen verschillende organisaties betrokken zijn, afhankelijk van de aard van het project en de branche. Hier zijn enkele typische betrokken partijen:

Opdrachtgevers:

Opdrachtgevers, vaak overheidsinstanties of particuliere organisaties, zijn verantwoordelijk voor het formuleren van EMVI-criteria en het beoordelen van inschrijvingen op basis van deze criteria. Ze kunnen betrokken zijn bij het bepalen van wat als “better performance” wordt beschouwd en welke prestatie-indicatoren relevant zijn voor het specifieke project.

Aannemers, Leveranciers en Opdrachtnemers:

Aannemers, leveranciers en opdrachtnemers zijn degenen die inschrijven op projecten en proberen te voldoen aan de EMVI-criteria. Ze streven naar “better performance” om competitief te zijn en worden beoordeeld op hun prestaties in het verleden en hun vermogen om aan de gestelde eisen te voldoen.

Advies- en Ingenieursbureaus:

Advies- en ingenieursbureaus kunnen betrokken zijn bij het helpen van opdrachtgevers bij het formuleren van EMVI-criteria en het beoordelen van inschrijvingen. Ze kunnen ook betrokken zijn bij het adviseren van aannemers over hoe ze hun prestaties kunnen verbeteren om aan de gestelde criteria te voldoen.

De specifieke betrokkenheid van deze organisaties kan variëren afhankelijk van lokale regelgeving, sectorpraktijken en de complexiteit van het project. Overheidsinstanties, in het bijzonder, hebben vaak richtlijnen en procedures voor EMVI-projecten die de betrokkenheid van verschillende belanghebbenden regelen.

“Wat je belooft, moet je doen”. Hoe zorg je er als opdrachtgever voor dat de aannemers de beloftes nakomt?

Het zorgen dat EMVI-beloften worden nagekomen, vereist een gestructureerde aanpak en nauwgezet contractbeheer. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat EMVI-beloften worden gehandhaafd:

1. Prestatie-indicatoren en meetbare doelen: Definieer meetbare prestatie-indicatoren en doelen voor elk aspect van de EMVI-beloften. Deze indicatoren moeten objectief meetbaar zijn en gemakkelijk te volgen. Dit kunnen bijvoorbeeld kwaliteitsnormen, duurzaamheidsdoelen of deadlines zijn.
2. Monitoring en rapportage: Stel een systeem op voor het continu monitoren en rapporteren van de prestaties van de aannemer, leverancier of opdrachtnemer ten opzichte van de EMVI-beloften. Dit kan periodieke rapportages, inspecties ter plaatse, of andere methoden omvatten om de voortgang te meten.
3. Beloningen en boetes: Overweeg het opnemen van stimuleringsmaatregelen, zoals bonussen of beloningen, voor het overtreffen van de EMVI-beloften. Aan de andere kant kunnen ook boetes of sancties worden toegepast als de beloften niet worden nagekomen. Zorg ervoor dat deze maatregelen duidelijk zijn gespecificeerd in het contract.
4. Communicatie en samenwerking: Onderhoud open communicatielijnen met de aannemer of leverancier. Werk samen om eventuele obstakels te identificeren en op te lossen die de naleving van de EMVI-beloften in gevaar kunnen brengen. Het opbouwen van een positieve werkrelatie kan helpen om de betrokkenheid van de aannemer te vergroten.
5. Documentatie: Zorg ervoor dat alle prestaties en wijzigingen in overeenstemming met de EMVI-beloften grondig worden gedocumenteerd. Dit zal nuttig zijn in geval van geschillen of contractuele problemen.
6. Juridische ondersteuning: In geval van ernstige geschillen of contractbreuk, raadpleeg juridische deskundigen om de juridische opties te bespreken en mogelijke gerechtelijke stappen te ondernemen.

Meten is weten

Het handhaven van EMVI-beloften vereist een proactieve aanpak en continue aandacht voor contractbeheer gedurende de looptijd van het contract. Door deze maatregelen te implementeren, vergroot je de kans dat de EMVI-beloften worden nagekomen en dat het project succesvol wordt uitgevoerd. “Meten is weten” en daarom en daarvoor is zoiets als “Better Performance” (voorheen “Past Performance”) om de prestaties voortvloeiend uit de EMVI te meten en verbeteren.

Hoe gaat Better Performance in zijn werking voor prestatiemeten van EMVI?

Better Performance is ontwikkeld door CROW (De kennispartner voor (decentrale) overheden, aannemers en adviesbureaus), vanuit de praktijk in nauwe samenwerking met de sector. Het is een systematiek voor decentrale overheden om prestaties te meten en de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer te professionaliseren. Dit wordt gerealiseerd door het EMVI-prestatiemeten te gebruiken om de prestaties van aannemers of leveranciers te beoordelen en te evalueren, nadat het contract is gegund op basis van de EMVI-aanbestedingsmethode. Het doel van Better Performance voor EMVI-prestatiemeten is om ervoor te zorgen dat de aannemer, leverancier of opdrachtnemer de in de aanbieding beloofde kwaliteit, duurzaamheid, innovatie en andere relevante criteria daadwerkelijk levert tijdens de uitvoering van het project. Het helpt opdrachtgevers om te controleren of de verwachtingen die zijn gesteld tijdens het aanbestedingsproces daadwerkelijk worden nagekomen.

Belangrijke aspecten voor het prestatiemeten van EMVI

1. Definitie van meetbare criteria: Tijdens het EMVI-aanbestedingsproces worden specifieke criteria vastgesteld waaraan de aannemer, leverancier of opdrachtnemer moet voldoen. Deze criteria moeten meetbaar en objectief zijn.
2. Monitoring van prestaties: Tijdens de uitvoering van het project wordt de prestatie van de aannemer, leverancier of opdrachtnemer gevolgd en geëvalueerd aan de hand van de vastgestelde criteria. Dit kan onder meer het bijhouden van kwaliteitsnormen, deadlines, duurzaamheidsdoelstellingen en innovatieve oplossingen omvatten.
3. Rapportage: De resultaten van de Better Performance voor EMVI-prestatiemeten worden gedocumenteerd en gerapporteerd aan de opdrachtgever. Deze rapporten geven inzicht in hoe goed de aannemer, leverancier of opdrachtnemer presteert ten opzichte van de EMVI-beloften.
4. Beloningen en sancties: Op basis van de prestaties kunnen beloningen worden toegekend als de aannemer de EMVI-criteria overtreft. Aan de andere kant kunnen ook sancties of boetes worden toegepast als de prestaties niet aan de verwachtingen voldoen.
5. Contractbeheer: Better Performance voor EMVI-prestatiemeten vereist effectief contractbeheer om ervoor te zorgen dat alle partijen zich aan de contractuele verplichtingen houden en dat eventuele problemen tijdig worden aangepakt.
6. Continue verbetering: Better Performance voor EMVI-prestatiemeten kan ook worden gebruikt als een instrument voor continue verbetering. Door prestaties te meten en te evalueren, kunnen zowel de opdrachtgever als de aannemer, leverancier of opdrachtnemer leren en hun processen optimaliseren voor toekomstige projecten.

Kortom, Better Performance voor EMVI-prestatiemeten is een kritisch onderdeel van het beheer van projecten die zijn gegund op basis van de EMVI-methode. Het zorgt ervoor dat de beloften die zijn gedaan tijdens de aanbestedingsfase daadwerkelijk worden nagekomen, wat leidt tot succesvolle projectuitvoering en de realisatie van de beoogde voordelen.

Wat zijn de alternatieven voor EMVI?

Er zijn verschillende alternatieven voor EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) als aanbestedingsmethoden. De keuze voor een specifieke methode hangt af van de doelstellingen van het project, de behoeften van de opdrachtgever en de aard van het werk. Hier zijn enkele veelvoorkomende alternatieven:

1. Laagste Prijs (LP): Bij deze methode wordt het contract toegekend aan de inschrijver met de laagste prijs. Dit is de meest traditionele en eenvoudige aanbestedingsmethode. Het houdt geen rekening met andere factoren dan de kosten.
2. Best Value Procurement (BVP): BVP is een aanbestedingsmethode die gericht is op het selecteren van de aannemer, leverancier of opdrachtnemer op basis van expertise, ervaring en de verwachting dat zij betere resultaten zullen behalen. Het legt de nadruk op vertrouwen in de expertise van de aannemer, leverancier of opdrachtnemer en is minder gericht op prijs.

De keuze voor een alternatieve aanbestedingsmethode hangt af van verschillende factoren, waaronder de complexiteit van het project, de beschikbaarheid van financiële middelen, de gewenste betrokkenheid van de opdrachtnemer en de mate van risico dat de opdrachtgever bereid is te dragen. Het is belangrijk om de juiste aanbestedingsmethode te selecteren om de doelstellingen van het project te bereiken.

Wat kan VISI bijdragen aan de Better Performance voor EMVI-prestatiemeten?

Data en proces hebben lang los van elkaar “geleefd” in organisaties en projecten binnen de GWW. Processen verdwenen in een handboek of werkomschrijving en de data ging overal en nergens heen via Outlook, naar een Excel of de netwerkschijf. VISI zorgt juist voor de integratie van data en proces, waardoor data en documenten door het proces heen worden geverifieerd en gevalideerd: via de juiste stappen, langs de juiste personen / rollen. Een overzichtelijke set van taken en verantwoordelijkheden. Dat is het zogenaamde “VISI-raamwerk”, bestaande uit de volgende elementen:

• Rollen;
• Transacties;
• Berichten;
• Invulvelden;

Het mooie is dat deze elementen ook op te halen zijn uit een EMVI-plan. Daarmee dient het EMVI-plan en de Better Performance voor EMVI-prestatiemeten als basis voor het in te richten en te gebruiken VISI-raamwerk.

Hoe zorgt Alfamail voor better performance door prestatiemeten van EMVI met VISI?

Alfamail, VISI-software sinds 2003. Een generieke user interface voor alle projecten. Maar ieder project is toch uniek of moet dat kunnen zijn? Laat staan het EMVI-plan, want daarmee proberen de aannemers zich van elkaar te onderscheiden. Nu komt het, weet dan dat het VISI-raamwerk projectspecifiek gemaakt kan worden per rol, transactie, bericht, invulveld. Voor EMVI beperkt dit zich in de praktijk vaak tot één transactie, als aanvulling op het standaard VISI-raamwerk RAW of UAV. Een voorbeeld is een EMVI prestatiemeting op basis van beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).

Dit proces / deze transactie faciliteert de data en documenten over de EMVI prestatiemeting, waardoor data betrouwbaar en valide wordt. De rapportages in de software brengen dit overzichtelijk in kaart, zoals dat ook met een Excel gedaan zou kunnen worden. Het voordeel van VISI-rapportages?

• Actueel: het gaat om real-time data die regelrecht wordt overgenomen uit de verzonden berichten;
• Automatisch: doordat het real-time data betreft, heb je direct inzicht, zonder dat hier kopieer-, knip- of plakwerk voor nodig is;
• Betrouwbaar: verstuurd is verstuurd, is het credo van VISI. Daarbij is er daardoor sprake van communicatie en interactie, waardoor de data in beeld is bij beide partijen. Einde discussie;
• Valide: het VISI-raamwerk dwingt actie-reactie af, waardoor alle data wordt geverifieerd en gevalideerd.

In aansluiting op Better Performance, zorgt VISI dus voor de gewenste (op)volgorderlijkheid van beloven > presteren > meten > keuren > evalueren > verbeteren. Zo kan je tijdens het project al de Plan-Do-Check-Act cyclus (PDCA) toepassen, om de prestaties en samenwerking te evalueren en verbeteren.

Better Performance volgens de kernwaarden van TECHNIA

Alfamail is onderdeel van TECHNIA. TECHNIA wil deze cyclus in de praktijk brengen met de volgende “attitudes” (kernwaarden):

• Go explore;
• Work together;
• Keep learning;
• Build trust.

Dat kan dus ook van de VISI-consultants van Alfamail worden verwacht. Met welke belofte? “Transparante, traceerbare en veilige communicatie met Alfamail” en “meet our performance”!