AWVODI, kent u die voorwaarden?

AWVODI staat voor Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten. Deze voorwaarden worden gebruikt door Nederlandse waterschappen bij het inkopen van goederen en diensten.

De AWVODI bevat over het algemeen bepalingen en richtlijnen die van toepassing zijn op het gehele inkoopproces van waterschappen. Ze hebben betrekking op zowel de aanbestedingsprocedure als de contractuitvoering. Hier zijn enkele mogelijke onderwerpen die in de AWVODI aan bod kunnen komen:

1. Toepassingsgebied: De voorwaarden specificeren in welke situaties ze van toepassing zijn, bijvoorbeeld bij Europese aanbestedingen of nationale inkooptrajecten boven een bepaald bedrag.
2. Aanbestedingsprocedure: De procedure voor de selectie en gunning van een leverancier of dienstverlener wordt beschreven, inclusief de eisen voor de inschrijving, beoordeling van de inschrijvingen en de gunningscriteria.
3. Contractvorming: De voorwaarden beschrijven de stappen en vereisten voor het opstellen, beoordelen en ondertekenen van het contract tussen het waterschap en de geselecteerde leverancier of dienstverlener.
4. Verplichtingen en rechten: De rechten en plichten van zowel het waterschap als de leverancier of dienstverlener worden vastgelegd. Dit omvat onder andere zaken als leveringstermijnen, kwaliteitseisen, betalingsvoorwaarden en aansprakelijkheid.
5. Geschillenbeslechting: De procedures voor het oplossen van geschillen tussen het waterschap en de leverancier of dienstverlener worden beschreven, zoals mediation, arbitrage of gerechtelijke stappen.

De inhoud en specifieke bepalingen van de AWVODI kunnen overigens variëren tussen verschillende waterschappen en in de loop der tijd veranderen. Daarom is het van belang om de meest recente versie van de AWVODI voorhanden te hebben, bijvoorbeeld via de volgende relevante bronnen en media:

• Overheid.nl
• Unie van Waterschappen
• PAINOo

Specifieke inkoopvoorwaarden van het desbetreffende waterschap zijn vaak ook te raadplegen voor gedetailleerde en actuele informatie.

ARVODI, AWVODI, wat zijn eigenlijk de verschillen?

Het verschil tussen ARVODI en AWVODI ligt in de toepassingsgebieden en de organisaties die ze gebruiken:

ARVODI (Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van Opdrachten tot Dienstverlening): ARVODI zijn inkoopvoorwaarden die specifiek zijn ontwikkeld voor de Rijksoverheid in Nederland. Ze worden gebruikt bij het inkopen van diensten door de verschillende ministeries en andere overheidsinstanties op nationaal niveau. ARVODI heeft betrekking op het verstrekken van opdrachten aan dienstverleners, zoals consultancydiensten, IT-diensten en adviesdiensten.

AWVODI (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten): AWVODI zijn inkoopvoorwaarden die worden gebruikt door Nederlandse waterschappen bij het inkopen van goederen en diensten. AWVODI heeft betrekking op het inkopen van zowel goederen als diensten, zoals levering van materialen, onderhoudsdiensten, bouwwerkzaamheden en adviesdiensten.

Kort samengevat:

• ARVODI is van toepassing op de Rijksoverheid en wordt gebruikt bij het inkopen van diensten door verschillende ministeries en overheidsinstanties op nationaal niveau.
• AWVODI is van toepassing op waterschappen en wordt gebruikt bij het inkopen van goederen en diensten voor waterbeheeractiviteiten.

Hoewel beide inkoopvoorwaarden vergelijkbare principes en richtlijnen kunnen bevatten, zijn ze specifiek afgestemd op de behoeften en context van de betreffende organisaties. In het geval van de AWVODI gaat het dus om de specifieke afstemming op Waterschappen. Daarin is de AWVODI niet uniek, want er bestaat ook zoiets als de AWIV: Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden. Algemeen, of toch specifiek?

Wat maakt de Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden zo algemeen en/of specifiek?

De Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden (AWIV) zijn een set voorwaarden die worden gebruikt door waterschappen in Nederland bij het inkopen van goederen, diensten en werken. Deze voorwaarden zijn bedoeld om een consistent en transparant kader te bieden voor het inkopen van goederen en diensten door waterschappen.

De AWIV zijn opgesteld door de Unie van Waterschappen, de koepelorganisatie van de waterschappen in Nederland. Ze bieden een standaardset van juridische en contractuele bepalingen die van toepassing zijn op de inkoopprocessen van waterschappen. De voorwaarden regelen onder andere zaken zoals contractvorming, leveringsvoorwaarden, betalingsvoorwaarden, aansprakelijkheid en geschillenbeslechting.

Het gebruik van de Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden bevordert uniformiteit, efficiëntie en transparantie in het inkoopproces van waterschappen en zorgt ervoor dat alle betrokken partijen zich aan dezelfde regels houden.

“Voorwaardevergelijker”: hoe verhouden de AWIV en AWVODI zich tot elkaar?

De AWIV (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden) en AWVODI (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten) zijn beide sets van inkoopvoorwaarden die worden gebruikt door waterschappen in Nederland. Het belangrijkste verschil tussen deze twee voorwaarden is het type inkoop waarop ze van toepassing zijn:

• AWIV (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden): Deze voorwaarden zijn van toepassing op verschillende soorten inkoop, waaronder werken, leveringen en diensten. Met andere woorden, AWIV is breder en kan worden gebruikt voor allerlei soorten inkoopprocessen.
• AWVODI (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten): Deze voorwaarden zijn specifiek gericht op de inkoop van goederen (leveringen) en diensten. AWVODI is dus meer gespecialiseerd en beperkt tot inkoopprocessen die betrekking hebben op leveringen en diensten.

Kortom, het belangrijkste verschil is de reikwijdte van toepassing. AWIV is breder en kan worden gebruikt voor diverse soorten inkoop, terwijl AWVODI specifiek is ontworpen voor leveringen en diensten. Waterschappen kunnen de juiste set van inkoopvoorwaarden selecteren op basis van het type inkoop dat ze willen uitvoeren. Deze keuze is de basis voor het inrichten en toepassen van VISI, ook voor AWVODI.

Welke voordelen biedt VISI aan Waterschappen voor AWVODI?

AWVODI is specifiek is ontworpen voor projecten met leveringen en diensten. VISI wordt vaak gebruikt in Nederland bij dit soort projecten, waaronder projecten die worden uitgevoerd door waterschappen. Hier zijn enkele specifieke voordelen van het gebruik van VISI in combinatie met AWVODI (Algemene Waterschapsinkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten) voor waterschappen:

1. Efficiënte communicatie: VISI biedt een gestandaardiseerd communicatieprotocol dat helpt bij het stroomlijnen van de communicatie tussen verschillende partijen die betrokken zijn bij een project. Dit kan leiden tot efficiëntere en effectievere communicatie tussen waterschappen en hun leveranciers.
2. Duidelijke documentatie: VISI bevordert het gebruik van gestandaardiseerde documentatie en formats. Dit zorgt voor duidelijkheid en consistentie in de documentatie die wordt uitgewisseld tussen waterschappen en hun leveranciers, waardoor misverstanden worden voorkomen.
3. Verbeterde samenwerking: VISI moedigt samenwerking en transparantie aan door de nadruk te leggen op het vastleggen van verantwoordelijkheden en afspraken. Dit kan de samenwerking tussen waterschappen en leveranciers verbeteren en geschillen helpen voorkomen.
4. Risicobeheer: VISI kan waterschappen helpen bij het identificeren en beheren van risico’s in projecten. Door duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden vast te leggen, kunnen potentiële problemen in een vroeg stadium worden geïdentificeerd en aangepakt.
5. Wet- en regelgeving: VISI kan helpen om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten bij overheidsopdrachten en projecten. Dit kan waterschappen helpen om nalevingskwesties te vermijden.
6. Kostenbeheersing: Efficiëntere communicatie en beter risicobeheer kunnen bijdragen aan kostenbeheersing en het voorkomen van budgetoverschrijdingen.

Kortom, het gebruik van VISI in combinatie met AWVODI kan waterschappen helpen om projecten efficiënter te beheren, de samenwerking met leveranciers te verbeteren en risico’s beter te beheren, wat uiteindelijk kan leiden tot succesvollere projecten en kostenbesparingen.

Hoe ziet het VISI-raamwerk AWVODI eruit van Alfamail VISI?

Rollen, transacties, berichten en berichtvelden. Dat zijn de zogenaamde “bouwstenen” uit de VISI-standaard. Die bouwstenen zijn nodig om tot een VISI-raamwerk te komen, dat aansluit bij de administratieve voorwaarden of de contractvorm van het project. Vanuit de AWVODI hebben wij in ieder geval de volgende rollen en transacties kunnen destilleren:

Rollen:

• Opdrachtgever;
• Opdrachtnemer;
• Derden.

Transacties:

• Artikel 4 Beoordeling en acceptatie;
• Artikel 5 Vervanging personen die belast zijn met de uitvoering van de Diensten;
• Artikel 7 Onderaanneming;
• Artikel 8 Voortgangsrapportage;
• Artikel 14 Vergoeding, Meerwerk en Minderwerk;
• Artikel 15 Facturering;
• Artikel 16 Betaling en controle;
• Artikel 18 Dreigende vertraging;
• Artikel 19 Aansprakelijkheid;
• Artikel 20 Ontbinding en opzegging.

Bovenstaande rollen en transacties zijn een één-op-één overname of vertaling vanuit de standaard AWVODI. Heeft uw organisatie of project specifieke behoeften? Dan is het – zoals eerder in dit blog al aangegeven – belangrijk om op te merken dat de AWVODI-voorwaarden kunnen worden aangepast, evenals het VISI-raamwerk. Denk dan aan het toevoegen van een extra rol zoals Inkoper, of een aanvullende transactie voor specifieke dienstverlening.

Hoe kan je optimaal VISI inrichten en toepassen bij projecten met AWVODI?

Het inrichten en toepassen van VISI voor AWVODI vereist een zorgvuldige planning en implementatie. Hier zijn de stappen en vereisten die nodig zijn om VISI met succes in te richten en toe te passen voor waterschappen die AWVODI gebruiken:

1. Beleidsbepaling: Het begint met het ontwikkelen van een beleid en een strategie voor het gebruik van VISI in combinatie met AWVODI. Dit beleid zou de doelstellingen, toepassingsgebieden en verwachte voordelen van VISI moeten omvatten.

2. Training en bewustwording: Zorg ervoor dat het personeel dat betrokken is bij inkoopprocessen en projecten op de hoogte is van VISI en begrijpt hoe het moet worden toegepast. Dit kan training en bewustwordingssessies omvatten.

3. Selecteer de juiste software: U hebt software nodig die compatibel is met de VISI-standaard en die communicatie en documentatie op een gestandaardiseerde manier ondersteunt.

4. Stel een projectteam samen: Stel een team samen dat verantwoordelijk is voor de implementatie van VISI. Dit team kan bestaan uit medewerkers van het waterschap, leveranciers en eventueel externe consultants.

5. Aanpassen van inkoopprocedures: Pas de inkoopprocedures aan om VISI op te nemen. Dit omvat het integreren van VISI-documentatie, rapportage en communicatiestandaarden in het inkoopproces.

6. Pilotproject: Voer een pilotproject uit waarin u VISI toepast op een kleinschalig project om te testen hoe goed het werkt in de praktijk. Identificeer en los eventuele problemen op tijdens deze pilotfase.

7. Communicatie met leveranciers: Informeer leveranciers over het gebruik van VISI en de verwachtingen met betrekking tot documentatie en communicatie. Zorg ervoor dat ze ook begrijpen hoe ze VISI moeten gebruiken.

8. Monitoring en evaluatie: Evalueer regelmatig het gebruik van VISI en AWVODI in projecten en pas waar nodig aan. Monitor de voortgang en meet de prestaties om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden bereikt.

9. Ondersteuning en beheer: Bied continue ondersteuning aan medewerkers en leveranciers bij het gebruik van VISI. Houd een goed beheer van documentatie en communicatie in stand.

10. Naleving en rapportage: Zorg ervoor dat alle betrokken partijen zich houden aan de VISI-standaard en AWVODI-vereisten. Stel rapportagesystemen op om de naleving te bewaken.

Starten met VISI voor AWVODI

Als vervolg op waarom en hoe je VISI kan implementeren en toepassen voor AWVODI, is de volgende vraag: wanneer? Beginnen met beleid en bewustwording? Bekijk dan onze webpagina over het VISI Template AWVODI. Al een stap verder in de zoektocht naar software en een pilotproject? Download dan de rollenkaart, als opmaat voor een succesvolle uitrol van VISI voor uw project met AWVODI!