Hoe doe ik – als opdrachtnemer – mijn voordeel met VISI?

9 MIN. READ

Jeroen van Geijlswijk | 16 september 2020 | Nieuwegein

Sinds mijn allereerste civieltechnische project in 2003 waarin een opdrachtgever VISI voorschreef, krijg ik bovenstaande vraag van aannemers en ingenieursbureaus. VISI wordt gezien als het feestje van de opdrachtgever, maar omdat het betrekking heeft op de contractuele samenwerking en projectcommunicatie is het van invloed op beide organisaties. Over de jaren heb ik vele praktijkvoorbeelden voorbij zien komen, en aannemers en ingenieursbureaus geholpen met deze materie.

In dit artikel leg ik – vanuit het perspectief van opdrachtnemers – uit waarom VISI belangrijk is voor samenwerking conform UAV, UAV-GC, etc., hoe u VISI kunt inzetten als opdrachtnemer en geef ik drie suggesties voor als u inschrijft op een nieuw civieltechnisch project. (Of een bestek gegund krijgt).

Opdrachtgevers vragen om betere samenwerking – ongeacht contractvorm

Uit onderzoek van CROW blijkt dat er een groeiende behoefte is aan een betere samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Hiervoor wordt bijvoorbeeld de samenwerkingsvorm Bouwteam ingezet, en als verlengstuk daarvan DNR, UAV, UAV-GC. Om te beginnen wat zijn de overeenkomsten en verschillen in theorie en praktijk…

Modelovereenkomst voor Bouwteam

Bouwteam is een projectgebonden manier van samenwerken waarbij u en de opdrachtgever al in een vroeg stadium gezamenlijk een project uitwerken (ontwerp, bouw). Omdat er sprake is van twee fases, de bouwteamfase en daarna de realisatiefase, wordt bouwteam ook wel een twee-fasen-contract genoemd. Op 15 mei 2020 publiceerde Duurzaam Gebouwd een nieuwe versie van Modelovereenkomst Bouwteam. De aansprakelijkheid van de aannemer gedurende de bouwteamfase is in het model gebaseerd op het aansprakelijkheidsregime van de DNR 2011. Na afloop van de contractvormingsprocedure wordt een overeenkomst gesloten gebaseerd op UAV 2012 of UAV-GC 2005.

Grote verschillen tussen UAV en UAV-GC

Anno 2020 is het moeilijk voor te stellen, maar er was een tijd dat niemand kennis en ervaring had met Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen (UAV-GC). UAV-GC werd geïntroduceerd in 2005. Inmiddels is deze contractvorm gemeengoed in de Grond- Weg en Waterbouwsector (GWW). Iedere organisatie heeft deze horde moeten nemen, en projectmedewerkers opgeleid en / of bijgeschoold. Over de jaren – met vallen en opstaan – praktijkervaring opgebouwd en UAV-GC onder de knie gekregen.

UAV en UAV-GC lijken qua naamgeving op elkaar maar inhoudelijk zijn er grote verschillen. Bij geïntegreerde bouworganisatievormen krijgt de opdrachtnemer meer taken, meer verantwoordelijkheid en meer risico. Bij UAV ziet de aanbesteder zich als de deskundige partij en houdt de regie van begin tot eind in eigen hand. Als gevolg daarvan zijn – naast inhoud – ook de procedures verschillend. De definitie van “wijziging” is anders. En de procedure voor het afhandelen van een “wijziging” is geheel anders:

UAV 2012, Hoofdstuk 10: Bestekswijzigingen en meer- en minderwerk;
UAV-GC 2005, § 14, 15 en 45: Wijzigingen.

Van een afstandje en taalkundig lijkt een “wijziging” misschien hetzelfde, en daar gaat het juist vaak mis. Zowel bij opdrachtnemer als opdrachtgever.

Verschillende invulling van dezelfde contractvorm

Ondanks standaard contractvormen als UAV en UAV-GC – geeft iedere opdrachtgever daar een eigen invulling aan. U als opdrachtnemer heeft – per project – te maken met wisselende opdrachtgevers, en projectmedewerkers. Per project worden de samenwerkende partijen hiermee proefondervindelijk geconfronteerd. Het meest simpele en veelvoorkomende voorbeeld is de afhandeling van termijnstaten. Wie maakt de termijn op? Op basis van standaard contractvorm UAV is het antwoord, u als aannemer, als optelling van de vier geaccordeerde weekstaten. Maar er zijn projecten waarbij de definitieve termijn opgemaakt wordt door de directievoerder, en aannemer alleen een concept aanlevert. Dit zijn uitzonderingen, maar de afgelopen 17 jaar ben ik dit vraagstuk veelvuldig tegengekomen.

VISI-raamwerken voor DNR, UAV, UAV-GC en Bouwteam

Standaard VISI-raamwerken zorgen dat iedereen dezelfde taal spreekt. Veelal is dit de taal van de opdrachtgever, omdat het een verlengstuk is van het contract. De raamwerken bevatten altijd traceerbaarheid naar bepalingen in het contract. Bijvoorbeeld: Wijzigingsprocedure (DNR, Art. 9 en 55). Echter de inhoud van een wijzigingsformulier is niet opgenomen in de DNR, dus daar is ruimte voor aannames, discussie en miscommunicatie.

Hoe voorkomt u perceptieverschillen in de samenwerking?

Inzet van een standaard VISI-raamwerk en deze gezamenlijk projectspecifiek maken, zorgt ervoor dat u en de opdrachtgever dezelfde taal spreken, en bekend zijn met de processen. De VISI-raamwerken DNR, UAV, UAV-GC en Bouwteam zijn vertalingen van het contractuele document in operationele procedures. De juridische bepalingen worden gerepresenteerd met stroomschema’s. De informatieoverdracht ligt vast in de VISI-berichten als VTW-formulier, termijnstaat, acceptatiedocument. Voor iedere projectmedewerker te begrijpen, en met een workshop aan de hand van VISI-software te laten ervaren.

Nieuwe projectmedewerkers inpassen en opleiden

Hoe worden medewerkers geholpen dit onder de knie te krijgen? De theorie is één: een cursus. Maar de theorie in de praktijk toepassen – en binnen de lijntjes kleuren – daar zit de uitdaging. Praktijkervaring groeit door het te doen, te evalueren, en te verbeteren. Hieraan wordt regelmatig voorbijgegaan, omdat aangenomen wordt dat deze kennis en ervaring met UAV en UAV-GC aanwezig is. Komt er een vernieuwde contractvorm – bijvoorbeeld Bouwteam – dan is duidelijk dat deze ervaring bij iedere betrokkene ontbreekt. Dan is het wel geaccepteerd om hieraan aandacht te besteden voor iedere projectmedewerker, en niet alleen voor schoolverlaters of inhuur.

Handel altijd conform het contract met VISI-raamwerk en -software

VISI-software helpt medewerkers om de procedures uit het contract te volgen. Projectmedewerkers handelen alleen vanuit de toegekende rol en verantwoordelijkheid. De communicatielijnen zijn conform het raamwerk. Welke informatie aangeleverd moet worden is kraakhelder door de berichten / invulformulieren. Inclusief verwijzingen naar contract en projectplan. Bijvoorbeeld naar het toetsplan middels een selectielijst met toetsdocumenten. Zelfs zonder kennis van de contractvorm, is het bijzonder moeilijk informatie onvolledig aan te leveren. Ook de contractuele behandeltermijnen worden door de software gemonitord, en alarmbellen gaan af – in de vorm van emailnotificatie – bij overschrijding. Kortom: VISI-software is het instrument voor projectcommunicatie conform contractvormen DNR, UAV, UAVgc, Bouwteam, etc.

Inschrijven en samenwerken: drie succesfactoren

Wanneer wordt het tot stand brengen van een werk of het uitvoeren van diensten door middel van een aanbesteding een succes? Wat zijn de bepalende factoren? In essentie gaat het niet om een bepaalde juridische vorm of een andere volgorde van handelen, maar gaat het om het aannemen van een coöperatieve houding ten opzichte van elkaar gedurende het gehele proces. Van aanbesteding tot oplevering.

1. Sorteer voor op een goede samenwerking

Samenwerking hoeft niet pas te beginnen bij de eerste bijeenkomst van het projectteam. Het is goed mogelijk om samenwerking een onderdeel van de aanbesteding te maken. Zeker in het geval van onderhandse aanbesteding is er ruimte onderscheidend te zijn. Neem in het projectmanagementplan de beoogde samenwerkingsvorm op. Het plan licht toe wat de gestandaardiseerde werkwijze is waarop u als opdrachtnemer alle processen inricht, controleert en verbetert. Het laat de onderlinge raakvlakken tussen de interne en externe processen zien. Daarnaast biedt het plan, de opdrachtgever inzicht in de inrichting van het project door u als opdrachtnemer.

Lever meer dan een papieren belofte, en gebruik de open standaard VISI om de samenwerking concreet te maken. Dit is in lijn met het Nederlands overheidsbeleid “Pas toe of leg uit” (Vul de inschrijving aan door het insluiten van een standaard VISI-raamwerk en rollenkaart van de desbetreffende contractvorm. Download de rollenkaart van DNR, UAV of UAVgc via onze website. En voorzie in het plan ook in een gezamenlijke sessie voor het projectspecifiek maken, want – u zal zien – ieder project is net weer anders.

2. Geef de opdrachtgever inzicht

Inzet van VISI-software (op basis van een raamwerk) zorgt voor een online projectomgeving. Veelal heeft een opdrachtgever de wens om een dergelijke digitale omgeving voor het project. Met standaard software en projectspecifiek gemaakt VISI-raamwerk is hieraan eenvoudig te voldoen.

In de meeste gevallen bestaat de opdrachtgever uit een groep mensen. Het werkt stimulerend als de opdrachtgever vertegenwoordigd wordt door één persoon die vervolgens de projectcommunicatie op het raakvlak tussen opdrachtnemer en opdrachtgever intern kan uitzetten en klankborden voor advies of akkoord. Het verschaft inzicht aan het gehele projectteam. Let wel dit gaat over de communicatie op het raakvlak, niet over de interne communicatie. Alleen de communicatie tussen u en de opdrachtgever is 100% transparant en voor alle projectmedewerkers inzichtelijk. De online projectomgeving is gesplitst per organisatie.

3. Evalueer gezamenlijk

Samenwerken doe je samen, dus evalueren doe je ook samen. Dan is er natuurlijk wel onderling vertrouwen nodig. Leren van fouten dient in een veilige omgeving te gebeuren. Het projectteam gaat niet met elkaar op zoek naar waar schuld gelegd kan worden, maar zoekt naar de leerpunten uit het project en waar dus beide organisaties iets aan hebben. Stap hierbij niet over de punten die goed gingen, want die moeten in een volgend project behouden blijven. Dus sta stil bij deze punten. Ieder teamlid geeft antwoord op de volgende drie vragen met een top drie per vraag:

Wat ging goed?
Wat kon anders?
Wat moet in een volgend project anders?

Voorkom fact-free evalueren en gebruik de vastgelegde projectcommunicatie en rapportage voor een inhoudelijke blik op procedures, verantwoordelijkheden en doorlooptijden. Bijvoorbeeld een kritisch oog haalt uit een meer- en minderwerk rapportage, naast verbeterpunten voor het bestek ook aanpassingen aan wijzigingsformulier. De rapportage met doorlooptijden geeft aanleiding voor review van de contractuele behandeltermijnen. Zijn deze termijnen realistisch?

De verzamelde contractuele en procedurele verbeterpunten verwerkt u direct in het VISI-raamwerk. Daardoor voorkomt u vergelijkbare issues in de toekomst.

Conclusie

VISI is geen eenrichtingsverkeer van opdrachtgever naar opdrachtnemer, maar als opdrachtnemer kunt u VISI voor u laten werken, en er uw voordeel mee doen. Dan moet u natuurlijk wel de juiste voorbereidingen treffen, en passend gereedschap inzetten. Te beginnen bij een inschrijving en het plan van aanpak. Maak de samenwerking direct concreet met een standaard VISI-raamwerk, conform open standaard VISI en het contract (DNR, UAV, UAV-GC, Bouwteam). Handel vervolgens tijdens de uitvoering altijd conform het contract met VISI-software – die het raamwerk volgt. Hierdoor heeft u als opdrachtnemer inzicht in uitstaande acties en reactietermijnen.

Heeft u vragen over de inhoud van dit artikel of wilt u meer weten over VISI en Alfamail? Neem dan contact op met mij (of een van onze consultants) via onze contactpagina.