7 implementatietips voor bouwteam met VISI

7 MIN. READ

Esther van de Merwe | 15 juni | Kista

Samenwerken aan projecten is nog nooit zo snel en efficiënt geweest als in het huidige, digitale tijdperk. Wat betekent dit voor uw projecten? Stel u eens voor: u maakt deel uit van een ambitieus project met een team van enthousiaste professionals. Regelmatig deelt men honderden documenten en dient men talloze wijzigingen in. Ook ondergaan bestanden regelmatig aanpassingen en worden er nieuwe versies verspreid. Dit blijkt een uitdagende opgave, zelfs voor de meest ervaren projectleider. Overzicht en structuur zijn dan onmisbaar.

Een grondige voorbereiding en een procesgerichte aanpak zijn van onschatbare waarde. Onderdeel hiervan is het volgen van de VISI-richtlijnen en het afstemmen van belangen in de voorbereidingsfase van complexere projecten. Een bijkomend facet dat de aandacht verdient, is de mogelijkheid voor een digitale samenwerking volgens het VISI-raamwerk.

Tot slot, geïntegreerde samenwerking of werken in de vorm van een bouwteam behoort vandaag de dag tot de mogelijkheden. Echter, dit roept vaak vragen op met betrekking tot verantwoordelijkheden en kostenberekeningen (in de tenderfase).

Hieruit rijst de belangrijke vraag: zijn we klaar om te werken binnen een bouwteamovereenkomst? En, hoe kan VISI ons daarbij helpen?

Het belang van een bouwteam

Wat is (een) bouwteam? Bouwteam wordt vaak ingezet bij meer complexe projecten, en waarbij er in een vervroegd stadium al intensief advies en overleg nodig is tijdens de ontwerpfase van een project. Een heikel punt hierin zijn echter vaak – zoals eerder genoemd – de tenderkosten. Hierbij is het cruciaal om in het bijzonder afspraken te maken of een vergoeding van toepassing is. Ook is het voor zowel de opdrachtgever als ook de opdrachtnemer, noodzakelijk om – naast de tenderkostenvergoeding – vroegtijdig van de opdrachtsom van het project op de hoogte te zijn.

Afhankelijk van de duur van het project, speelt ook projectcommunicatie en de wijze waarop er informatie wordt gedeeld een rol ten behoeve van een gedegen bouwteamopstelling en -samenstelling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de taken met betrekking tot het afstemmen van budgetten, het actief beheren van risico’s en de politieke belangen die een rol kunnen spelen tijdens langlopende projecten. Met de trend van geïntegreerde opdrachten, de opkomst van bouwteams en de komst van het tweefasecontract binnen organisaties en projecten, is het bepalen van de structuur van uw project de moeite en het overwegen waard. Dit kan zorgen voor een gedegen digitale en duurzame projectcommunicatie.

Wat is VISI?

VISI is een Open Standaard om binnen projecten de samenwerking tussen alle deelnemende partijen expliciet te maken: de structuur, de taakverdeling en het primaire proces worden in een ‘raamwerk’ vastgelegd. VISI vormt verder de basis voor (formele) communicatie en informatieoverdracht in organisaties en (bouw)projecten.Met deze algemeen geaccepteerde en sectorbrede standaard structureert, bewaakt en bewaart u communicatieafspraken. Met andere woorden: met behulp van het VISI-raamwerk wordt bepaald wanneer (proces), wie (rol), wat (informatie) aan wie (rol) aanlevert.

Het VISI-raamwerk definieert het proces in termen van raamwerk, rollen, transacties en berichten. Een raamwerk omvat alle gewenste rollen en transacties in een (bouw)proces. Een transactie weerspiegelt de communicatie-afspraken tussen twee rollen. De informatie-uitwisseling vindt plaats door het versturen van berichten (inclusief documenten) in de volgorde die in de transactie is vastgelegd. De rolverdeling legt de taken en verantwoordelijkheden vast, passend bij uw organisatie en project.

Zijn we klaar voor een VISI-bouwteamovereenkomst? Ontdek onze 7 essentiële tips.

De keuze om samen te werken binnen een VISI-raamwerk hangt niet alleen af van de omvang en complexiteit van het project, maar ook van de mate waarin uw organisatie al voorbereid is.

Allereerst, is het belangrijk om na te gaan of er eerder al ervaring is opgedaan met de samenwerking in de vorm van een bouwteam – én hoe de digitale projectcommunicatie daarbij is verlopen. Het succesvol implementeren van een VISI-raamwerk vraagt namelijk om een cultuur van samenwerking en efficiënte communicatie binnen de organisatie.

Hier vindt u onze 7 implementatietips om een beslissing te nemen over de implementatie van een VISI-raamwerk volgens een bouwteamovereenkomst:

Breng de huidige stand van zaken op het gebied van digitalisering in kaart. Hoe worden documenten en bestanden momenteel gedeeld bij grootschalige projecten? Welke samenwerkingspartijen zijn betrokken bij dit type project? Wat zijn de organisatiedoelstellingen met betrekking tot geïntegreerde samenwerking en wie zijn de belanghebbenden bij de digitalisering? Verkrijg de benodigde kennis over deze vraagstukken en neem het initiatief voor het aanbevelen van passende tools en oplossingen.
Breng het werken met VISI-raamwerken ter sprake bij het management, zodat er meer bewustzijn ontstaat over de VISI-methodiek en wat dit kan betekenen voor uw project, organisatie of bedrijf. Vooral wanneer directies zich richten op risicobeheer en budgettering van een project, kan het verminderen van onzekerheid rondom het toepassen van richtlijnen nuttig zijn voor een betere sturing. Met het werken in de vorm van een bouwteam kan dit zelfs tijdens de verschillende projectfasen.
Richt een speciale projectgroep op voor het werken met bouwteams volgens het VISI-raamwerk. Deze groep vormt een sleutel tot succes door het creëren van een kennisnetwerk van experts in het werken met VISI. Collega’s of partners die nieuw zijn in dit domein, kunnen hier vragen stellen en kennis opdoen bij medewerkers die al ruime ervaring hebben opgedaan. Op deze manier wordt waardevolle expertise gedeeld en een lerende en samenwerkende cultuur bevorderd.
Maak optimaal gebruik van de vaardigheden binnen de organisatie of het bedrijf. Bij het samenstellen van een bouwteam is het met name belangrijk om de kernwaarden van een bouwteam in gedachten te houden, zoals openheid en het bespreekbaar maken van belangen. Bouwteams leggen de nadruk op open communicatie, gedeelde verantwoordelijkheid en een holistische benadering van projectmanagement. Wanneer uw organisatie al eerder succesvol heeft samengewerkt in een bouwteam, kan dit een positieve indicatie zijn voor het toepassen van VISI bij een bouwovereenkomst. Hierbij kunnen de competenties en ervaring van uw medewerkers optimaal worden benut, wat bijdraagt aan een effectieve en succesvolle uitvoering van het project.
Denk creatief na over duurzame doelstellingen en sociale aspecten, zoals het bevorderen van werkgelegenheid via “social return“. Bij het werken met een bouwteamovereenkomst is het mogelijk om dankzij de vroege integratie van advies- en bouwwerkzaamheden, oplossingen te vinden voor het hergebruik van materialen en het gebruik van organische materialen of het recyclen van grondstoffen. Dit biedt mogelijkheden om duurzaamheid te bevorderen en bij te dragen aan maatschappelijke impact.
Communiceer met de relevante partijen, waaronder bouwpartners en beheerpartners, om input te verkrijgen over hun gewenste rol in het bouwteam. Betrek deze partijen bijvoorbeeld bij presentaties en informatiebijeenkomsten. Op deze manier kunnen vragen en discussies vroegtijdig worden opgevangen en kunnen de betrokken partijen daardoor actief deelnemen aan het proces. Het opleveren, overdragen en onderhouden van projecten is een reële kostenpost. Daarom is het essentieel om de betrokken partijen vanaf het startpunt erbij te betrekken en gezamenlijk te streven naar efficiëntie onderhoudsplannen.
Neem deel aan cursussen met betrekking tot het samenwerken in bouwteams. Dit kan niet alleen nuttig zijn voor de directe deelnemers van de projectgroep, maar ook wordt ook de kennis en competenties van andere collega’s vergroot en versterkt. Het opdoen van nieuwe vaardigheden en inzichten op het gebied van bouwteamwerking draagt bij aan de professionele ontwikkeling van individuen en versterkt het team als geheel.

Conclusie

We hopen dat deze tips bijdragen aan het opstellen en samenstellen van (een) bouwteam voor uw bedrijf, organisatie of project. Een bouwteamovereenkomst digitaal uitvoeren met VISI zorgt voor een betere structuur, informatieoverdracht en terugvindbaarheid van afspraken en documenten. Zo bieden Bouwteam en VISI de juiste strategieën en tools voor complexe samenwerkingsvormen die vragen om effectieve projectworkflows.

Meer weten over Alfamail? En de verschillende vraagstukken waarbij we u kunnen ondersteunen met het managen van informatiestromen bij projectcommunicatie? Lees dan meer over ons VISI Template Bouwteam of bekijk de VISI-raamwerken van Alfamail.